XRechnung 4.0: Das müssen Sie jetzt wissen

Der deutsche E-Rechnungsstandard XRechnung wird in diesem Jahr mit XRechnung 4.0 weiterentwickelt. Diese Version ist die umfangreichste Änderung seit der Einführung des Standards im Jahr 2017.

Doch warum gibt es diese Änderung? Grund ist ein neues Update auf europäischer Ebene (die Norm EN 16931-1:2026). Für Unternehmen bedeutet das eine deutliche Verbesserung und Erleichterung in der Erstellung von E-Rechnungen.

Was genau ist die XRechnung 4.0?

Die XRechnung ist das Format, das in Deutschland für digitale Rechnungen genutzt wird. In der Vergangenheit war das fast ausschließlich für Rechnungen an Ämter oder Behörden relevant. Doch mit der E-Rechnungspflicht müssen sich auch Unternehmen (B2B) damit beschäftigen. Die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) passt das System regelmäßig an. Aktuell wird noch mit der Version 3.0.2 gearbeitet und bald kommt mit einem Update die XRechnung 4.0.

Das ist nicht nur ein kleines Update, sondern bringt weitreichende Änderung mit sich, die das ganze Modell erneuern. Der Grund dafür ist eine neue europäische Regel (die Norm EN 16931-1:2026), die dazu führt, dass die XRechnung in Deutschland ebenfalls angepasst werden muss.

Das Ziel ist klar: Rechnungen sollen transparenter, strukturierter, intelligenter und maschinenlesbar werden, sodass sich Prozesse effizienter gestalten und Fehler leichter erkennen lassen. In diesem Blogbeitrag erklären wir Ihnen, was an der XRechnung 4.0 neu ist und wie Sie sich darauf vorbereiten können.

Welche Neuerungen erwarten uns?

EU-Standard: Eine Sprache für ganz Europa

Der wichtigste Teil des Updates der XRechnung 4.0 ist das neue Datenmodell (EN 16931-1:2026). Felder in der Rechnung sind jetzt anders sortiert und es gibt neue Funktionen. Es ist also viel mehr als nur ein kleines Update der alten Version.

Bis jetzt hat fast jedes EU-Land eigene Regeln für E-Rechnungen. Das führt häufig zu Problemen, vor allem im Hinblick auf den Datenexport. Wenn die Systeme nicht zusammenpassen, können Fehler auftreten. Das ändert sich mit der Version 4.0, denn Europa bekommt eine einheitliche „Rechnungssprache“. Das macht die Zusammenarbeit über Grenzen hinweg deutlich einfacher.

Hinzu kommt, dass die Rechnungen jetzt strenger geprüft werden. Wenn ein Pflichtfeld leer ist oder eine Information falsch ist, erkennt das System das sofort und lehnt die Rechnung ab. Das klingt auf den ersten Blick streng, aber es hilft dabei, Fehler sofort zu finden. Prozesse sollen künftig automatisiert, sicher und europaweit einheitlich funktionieren.

Mehr Pflichtfelder und Ordnung 

Früher wurden viele Informationen in ein allgemeines Textfeld geschrieben. Das Problem dabei: Ein Computer kann diesen „Freitext“ nicht strukturiert auslesen. Oft mussten Mitarbeitende die Infos händisch suchen und eintippen – das dauert lange und ist fehleranfällig.

Mit der Version 4.0 gibt es jetzt für fast alles feste Pflichtfelder. Ein wichtiges Beispiel ist der Liefer- oder Leistungszeitraum (BT-73). Während diese Information früher häufig frei im Text hinterlegt wurde, muss sie nun in einem klar definierten Feld eingetragen werden. Dadurch können Systeme die Daten direkt erkennen und Rechnungen im Idealfall automatisiert und fehlerfrei verarbeiten.

Bessere Steuer-Logik 

Auch mit Blick auf die Steuern gibt es Neuigkeiten. Zwar gab es bereits schon vorher Steuer-Codes, doch mit der Version 4.0 werden diese deutlich präziser. Neu hinzugekommen sind zum Beispiel standardisierte VATEX-Codes für spezifische Steuerbefreiungsgründe. So weiß das System bei grenzüberschreitenden Geschäften sofort, welcher Steuersatz gilt und ob eine Rechnung eventuell steuerfrei ist. Das führt zu einer deutlichen Arbeitserleichterung.

Sammelrechnungen sind endlich möglich!

Auf diese Funktion haben viele Unternehmen gewartet. Früher gab es eine sehr feste Regel: Für jede Lieferung oder Bestellung musste man eine eigene Rechnung schreiben. Das war in der Praxis oft unpraktisch und hat viel Zeit gekostet.

Mit der XRechnung 4.0 wird das flexibler. Jetzt können Sie mehrere Lieferungen oder Bestellungen in einer einzigen Rechnung zusammenfassen. So kann zum Beispiel am Monatsende eine Sammelrechnung für alle Aufträge erstellt werden. Das spart Zeit und sorgt für weniger Fehler in der Buchhaltung.

Anhänge abtippen

Bisher wurden Lieferscheine oder Stundennachweise meistens einfach als PDF an die E-Rechnung angehängt. Das System erkannte zwar die Rechnungssumme, aber nicht die Details im Anhang. Das PDF musste manuell geöffnet und die Daten händisch vergleichen oder übertragen werden.

Mit der XRechnung 4.0 können Anhänge jetzt direkt als XML-Daten der Rechnung angefügt werden. Die Informationen im Anhang sind für die Software somit genauso lesbar wie die Rechnung selbst. Statt also mühsam nachzuschauen, ob die Mengen auf dem Lieferschein mit der Rechnung übereinstimmen, kann das System das in Zukunft automatisch abgleichen. Das spart nicht nur Zeit, sondern schließt auch Tippfehler aus.

Was passiert mit ZUGFeRD?

Viele von Ihnen haben ZUGFeRD bereits im Einsatz. Dabei handelt es sich um eine PDF-Datei, in die eine XML-Datei eingebettet wurde. Man kann sie bequem lesen und das System kann gleichzeitig im Hintergrund auf die Daten zugreifen.

Da ZUGFeRD auch auf den EU-Vorgaben basiert, wird es hier passend zur XRechnung 4.0 ebenfalls ein Update geben. Das zuständige Forum (FeRD) bereitet dies zurzeit vor. In der Übergangszeit funktioniert die Version 2.4 noch wie gewohnt. Trotzdem lohnt es sich, das kommende Update im Blick zu behalten, damit technisch weiterhin alles sauber, sicher und reibungslos läuft.

Bereit für die Zukunft (ViDA und EU)

Die XRechnung 4.0 ist im Grunde bereits der Vorbote für das, was die EU unter dem Namen „ViDA“ (VAT in the Digital Age) angekündigt hat. Es geht darum, das Mehrwertsteuer-System ins digitale Zeitalter zu überführen. Ein wichtiger Punkt: Bis 2030 soll ein digitales Meldesystem für alle grenzüberschreitenden B2B-Geschäfte innerhalb der EU entstehen.

Das Ziel ist ein „Echtzeit-Reporting“. Dabei bekommt das Finanzamt alle Informationen nahezu in dem Moment, in dem Sie die Rechnung abschicken. Mit der Version 4.0 wird das Fundament erstellt, damit die Daten ordentlich vorbereitet sind und es im Nachgang keine Probleme mit dem System gibt.

Wenn Sie tiefer in das Thema ViDA eintauchen wollen, haben unsere Kolleg:innen Dennis Zielinski und Julia Barbara Krings dazu bereits einen Blogbeitrag geschrieben. Lesen Sie hier alles zu ViDA und den Hintergründen.

XRechnung 3.0.2 vs. 4.0

Um die Unterschiede besser zu verstehen, sind hier die wichtigsten Punkte in einer Tabelle zusammengefasst.

Was können Sie jetzt tun?

Überprüfen Sie, welche Version bei Ihnen zurzeit im Einsatz ist. Mit der XRechnung 3.0.2 oder ZUGFeRD 2.4 sind Sie aktuell auf der sicheren Seite. Falls Sie aber noch mit alten Versionen arbeiten, sollten Sie demnächst ein Update planen, um Probleme im Peppol-Netzwerk zu vermeiden. Schauen Sie sich zudem Ihre Stammdaten an. Da die neue Version bei den Pflichtfeldern deutlich genauer ist, spart es später Zeit, wenn die Daten im System heute schon sauber sind.

So eine Umstellung bedeutet im ersten Moment Arbeit. Doch viele Funktionen, die mit dem Update angepasst werden (z. B. die neuen Sammelrechnungen), haben bislang in der täglichen Praxis gefehlt. Warten Sie nicht länger. Wer jetzt schon die eigenen Daten prüft, verhindert Zeitdruck. In Europa wird ein System benötigt, das länderübergreifend einheitlich funktioniert. Die XRechnung 4.0 ist dafür die Basis.

Wie gelingt ein stressfreier Umstieg?

Wir von adesso helfen Ihnen dabei, aus der Umstellung eine echte Erfolgsstrategie zu machen:

• Analyse: Wir schauen uns Ihre aktuellen Prozesse und Ihre IT-Landschaft an.
• Konzeption: Wir entwerfen ein Zielbild, das XRechnung 4.0, ZUGFeRD und ViDA miteinander verbindet.
• Roadmap: Gemeinsam erarbeiten wir einen Fahrplan, der rechtlich sicher ist und im Alltag funktioniert.

Wir unterstützen Sie dabei, Ihre E-Rechnungslandschaft zukunftssicher aufzustellen. Melden Sie sich gerne bei uns!