Nachdem ich im ersten Teil dieses Blogbeitrags die vorbereitenden Maßnahmen und Überlegungen des Umstiegs auf das Budgetverwaltungssystem (BCS) beleuchtet habe, hat dieser Beitrag das Ziel: Praktisches Vorgehen bei der Budgeteinzelmigration. Ich werde deshalb im Folgenden näher darauf eingehen, wie sich Belege von der klassischen Budgetierung in das Budgetverwaltungssystem migrieren lassen.
Praktisches Vorgehen bei der Budgeteinzelmigration
Für die Belegmigration empfehle ich folgendes generelles Vorgehen, das je nach Kundensituation weiter zu detaillieren ist:
- Datenaufbereitung aus der klassischen Budgetierung
- Migrationsdateien vorbereiten
- Daten migrieren
Datenaufbereitung aus der klassischen Budgetierung
Zuerst rufen die Anwender:innen den TAC SE16N für die Tabelle BPDJ auf und entfernen die Beschränkung auf 500 Zeilen in der Ergebnisliste. Anschließend tragen sie im Feld „Geschäftsjahr“ das Jahr ein, für welches ein Export und die erste Migration stattfinden soll. Im vorliegenden Beispiel ist es das Jahr „2020“.
Die Ergebnisliste wird nach Excel exportiert und damit keine stornierten Belege mitmigriert werden, wird im Anschluss an den Export der BPDJ die Tabelle BPDK aufgerufen. Dort werden dann die zuvor exportierten Belegnummern über Copy & Paste in die Mehrfachauswahl mit Angabe des Geschäftsjahres eingetragen:
Bei Stornostatus wird 1 bis 3 eingetragen:
Die Ergebnisliste wird wieder in Excel exportiert und beide Listen werden von den Anwender:innen miteinander abgeglichen, sodass die ermittelten stornierten Belege aus der BPDJ Liste gelöscht werden können. Stornierte Belege können alternativ auch mitmigriert werden, dann wird in der entsprechenden Migrationstransaktion der Haken bei „Original/Storno ausschließen“ nicht gesetzt.
Aus der bereinigten BPDJ Liste nach Geschäftsjahr erstellen die Anwender:innen eine PIVOT Tabelle mit folgenden Spalten/Zeilen:
Für einen ersten Abgleich mit den Werten der klassischen Budgetierung wird dann im SAP System die TAC FMRP_3FMB4001 für das exportierte Geschäftsjahr in der klassischen Budgetierung aufgerufen.
Die Summe der Einnahmen- und Ausgabenbudgets muss dem Excel-Export der Budgetarten KBUD, KBN0 abzgl. KBR0 in der PIVOT Tabelle entsprechen.
HINWEIS:
Es gibt in der klassischen Budgetierung Umbuchungsbelege, die Budgetbelege von einem Geschäftsjahr in ein anderes buchen, diese erkennt man daran, dass in der PIVOT Tabelle die Werte von KBUS und KBUE nicht identisch sind. Damit der Abgleich zwischen PIVOT und SAP-Bericht der TAC FMRP_3FMB4001 übereinstimmen, werden die Budgetarten in Excel wie folgt berechnet: KBUD + KBN0 – KBR0 – KBUS + KBUE.
Migrationsdateien vorbereiten
Stimmen die Summen zwischen Export und SAP-Standardbericht überein, wird der Gesamtexport nach den Budgetarten sortiert und in Abhängigkeit der beim Kunden verwendeten Budgetarten, erfolgt die Migration anschließend in folgender Reihenfolge:
- KBUD Original
- KBN0 Nachtrag
- KBR0 Rückgabe
- KBUS Umbuchung
- KBFR Freigabe
HINWEIS:
Werden die Budgetbelege mit der Option „Vollständige Migration“ in Massen via LSMW übernommen, werden nach der Erstellung der Tabellenblätter je Budgetart die Dubletten der Belegnummern über die entsprechende Excelfunktion entfernt.
Des Weiteren muss bei Umbuchungsbelegen nur eine der beiden Budgetarten KBUS oder KBUE selektiert werden, da ein Beleg sowohl Sender- als auch Empfängerbudgetbelegposition enthält.
Migration durchführen
Sind die Migrationsdateien vorbereitet, können sie manuell oder automatisiert via LSMW migriert werden.
Die abschließende Kontrolle der Migration erfolgt in zwei Schritten:
- Nach jeder Migration einer Budgetart der klassischen Budgetierung können über die BCS Transaktion FMEDDW nach Geschäftsjahr und BCS-Budgetart die migrierten Beträge mit den Summen je Migrationsdatei überprüft werden.
- Nach der vollständigen Migration aller Daten können BCS-Budgetberichte wie z. B. FMRP_RW_BUDGET – Budgetübersicht für einen Abgleich verwendet werden.
Abschluss
Dieser zweite Teil der praktischen Budgeteinzelbelegmigration stellt nur einen kleinen Teil unserer Expertise dar. Durch unsere langjährige Erfahrung in verschiedensten Migrationsprojekten helfen wir bei adesso business consulting Ihnen gerne, Ihre Fragen rund um die Themen im Haushalts- und Drittmittelmanagement zu beantworten. Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme.
