SAP Build Process Automation (SBPA) ist ein cloudbasierter Low-/No-Code-Service der SAP Business Technology Platform (BTP), mit dem Unternehmen Workflows, Genehmigungs- und weitere Geschäftsprozesse erstellen, automatisieren und steuern können. Fachbereiche und IT-Abteilungen können Prozesse mit geringem Programmieraufwand modellieren und repetitive Aufgaben automatisieren, wodurch Fehlerquoten im operativen Geschäft reduziert und die Automatisierungsquote der Geschäftsprozesse erhöht werden.
Durch die Ausführung dieser Prozesse außerhalb des SAP S/4HANA-Kernsystems unterstützt SBPA den Clean-Core-Ansatz und trägt dazu bei, das Kernsystem standardnah und upgradefähig zu halten. Weitere Informationen finden Sie hier.
Funktionen und Mehrwerte von SAP Build Process Automation
SAP Build Process Automation vereint verschiedene Werkzeuge zur Automatisierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen in einer zentralen Plattform. Unternehmen profitieren dabei von schnelleren Abläufen, geringeren manuellen Aufwänden und einer flexiblen Umsetzung neuer Prozesse. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
- Workflow-Automatisierung: End-to-End-Steuerung und Teilautomatisierung von Prozessen
- Prozessmodellierung: über intuitive, grafische Editoren mit revisionssicherer Versionierung
- Digitale Formulare: einfache Datenerfassung und Ausgabe über simple Forms für Endanwender:innen
- Robotic Process Automation (RPA): übernimmt repetitive Mausklicks und Dateneingaben auf dem Bildschirm, ideal für Altsysteme oder Medienbrüche
- Business Rules Management: zentrale Definition von Entscheidungslogiken im Prozess
- Prozess-Monitoring: transparente Analyse und Leistungsüberwachung im laufenden Betrieb
- Übergreifende Systemanbindung: verbindet SAP- und Non-SAP-Systeme über APIs und Events für durchgängige End-to-End-Prozesse
- KI-Integration: ermöglicht die intelligente Auswertung von Daten und Dokumenten sowie KI-gestützte Entscheidungen innerhalb von Workflows
Praxisbeispiel – Freigabeprozess mit SAP Build Process Automation
Anforderung
Kostenlose Positionen in Kundenaufträgen dürfen nicht ohne Freigabe ausgeliefert werden. Erfolgt die Prüfung manuell, entstehen Wartezeiten und ein erhöhter Abstimmungsaufwand zwischen den beteiligten Fachbereichen.
Das folgende Praxisbeispiel zeigt, wie SAP Build Process Automation diesen Genehmigungsprozess vollständig digital unterstützt und automatisiert. Relevante Aufträge werden automatisch erkannt, an die zuständige genehmigende Person weitergeleitet und die Entscheidung wird anschließend direkt im SAP-System verarbeitet.
Das Ergebnis aus Sicht der Anwender:innen
Sobald ein Kundenauftrag mit kostenlosen Positionen angelegt wird, erhält die zuständige genehmigende Person automatisch eine neue Aufgabe in der persönlichen SAP-Inbox. Alle für die Entscheidung relevanten Informationen werden in einem übersichtlichen Genehmigungsformular bereitgestellt. Die Anwender:innen können den Auftrag direkt prüfen und mit einem Klick genehmigen oder ablehnen.
Aber wie entsteht diese Aufgabe in der Inbox?
So funktioniert der Prozess im Hintergrund
Im Hintergrund startet SAP Build Process Automation den Workflow durch Nutzung des Event Mesh automatisch, sobald in SAP S/4HANA ein neuer Kundenauftrag angelegt wird. Über Standard-APIs werden die Auftragspositionen ausgelesen und geprüft. Enthält der Auftrag kostenlose Positionen, identifiziert der Workflow automatisch die zuständige genehmigende Person und erstellt die entsprechende Aufgabe in der persönlichen Inbox.
Während der Prüfung bleibt die im SAP-Standard gesetzte Liefersperre bestehen. Dadurch kann der Auftrag erst nach einer Entscheidung weiterverarbeitet werden.
Daten lassen sich dabei nicht nur über APIs, sondern bei Bedarf auch aus Dokumenten oder E-Mails übernehmen und innerhalb des Workflows weiterverarbeiten. Optional kann zusätzlich der SAP Document Management Service integriert werden, um Dokumente direkt im Genehmigungsprozess bereitzustellen. Mehr dazu lesen Sie hier.
Automatisierte Entscheidungen ohne manuelle Nacharbeit
Nach der Entscheidung der genehmigenden Person führt SAP Build Process Automation die definierten Folgeschritte automatisch aus. Im Genehmigungsfall (linker Pfad) wird die Liefersperre in SAP S/4HANA aufgehoben und der Auftrag kann weiterbearbeitet werden. Im Ablehnungsfall (rechter Pfad) werden die kostenlosen Positionen abgesagt und der Auftragsersteller automatisch informiert.
Flexibel für unterschiedlichste Prozesse
Der im Praxisbeispiel gezeigte ereignisbasierte Prozessstart ist nur eine von vielen Möglichkeiten. SAP Build Process Automation unterstützt neben Event Triggern auch formularbasierte Prozessstarts, zeitgesteuerte Ausführungen sowie den Aufruf über APIs. Dadurch können Prozesse je nach Anwendungsfall automatisch durch Ereignisse, in definierten Zeitintervallen oder manuell über Formulare gestartet werden.
Formulare können dabei als Anwendungen in das SAP Launchpad integriert werden. Endanwender:innen greifen somit direkt in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung auf Prozesse zu und bearbeiten Aufgaben zentral über eine einheitliche Oberfläche.
Typische Anwendungsfälle nach Geschäftsbereichen
SAP Build Process Automation lässt sich in nahezu allen Unternehmensbereichen einsetzen. Insbesondere Prozesse mit manuellen Genehmigungen, Dateneingaben oder Medienbrüchen eignen sich für eine Automatisierung. Anwendungsfälle sind unter anderem:
Modulübergreifende Beispiele
- Prüfung von vorliegenden Zahlungskonditionen bei neu angelegten und geänderten Aufträgen sowie ggf. Auslösung eines Freigabeworkflows (FI)
- Unterstützung des Anzahlungsprozesses (SD & FI) durch automatische E-Mail-Benachrichtigung an Endanwender:innen beim Ausgleich der Anzahlung sowie automatisierte Beleganpassungen
- Integration von Einkauf und Vertrieb durch Überprüfung nachträglich erfasster Frachtkosten in Bestellungen und Lieferantenrechnungen im Streckengeschäft sowie Benachrichtigung des zuständigen Innendienstmitarbeitenden zur Erhöhung der Frachtkosten im Kundenauftrag
- Bereinigung von Migrationsfehlern
Stammdatenmanagement
- Formularbasierte Anreicherung von Business-Partner-Daten durch Informationen des Außendienstmitarbeitenden
- Materialanlage mithilfe von Vorlagematerialien
Vertrieb
- Formularbasierte Genehmigungsanfrage für Änderungen einer Partnerrolle im SD-Beleg
- Ermittlung des Nettowarenwerts kostenloser Positionen mithilfe einer Preissimulation
- Überprüfung von Rabatten und Konditionsbeiträgen in Konditionskontrakten zur Sicherstellung der Einhaltung von Preisuntergrenzen
Darüber hinaus lassen sich zahlreiche weitere individuelle Anwendungsfälle identifizieren und umsetzen. Gerne unterstützen wir Sie dabei, geeignete Automatisierungspotenziale in Ihrem Unternehmen zu analysieren und passgenaue Lösungen zu entwickeln.
Fazit: Der Schlüssel zur Prozessautomatisierung in einer modernen Systemarchitektur
Das Praxisbeispiel und die Anwendungsfälle verdeutlichen, wie SAP Build Process Automation Unternehmen dabei unterstützt, individuelle Geschäftsprozesse außerhalb des S/4HANA-Kernsystems effizient umzusetzen und kontinuierlich zu optimieren. Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben werden manuelle Tätigkeiten reduziert, Fehler minimiert und Mitarbeitende spürbar von Routineaufgaben entlastet. Dank des Low-Code/No-Code-Ansatzes eröffnet die Plattform zudem neue Möglichkeiten für Citizen Development. Lesen Sie hier mehr dazu.
Wie adesso business consulting Sie dabei unterstützt
Unsere Expert:innen kennen die Kombination aus Prozessautomatisierung, Clean-Core-Vorgaben und SAP-Architektur aus der Praxis. Wir bauen Ihre automatisierten Workflows direkt auf der SAP BTP auf, ohne Modifikationen im S/4HANA-Kern, mit Ihren realen Geschäftsprozessen und Ihrer bestehenden Systemlandschaft als Grundlage.
Nächster Schritt, die gemeinsame Implementierung. Wir begleiten Sie ganzheitlich – von der Einrichtung von SAP Build Process Automation auf der BTP bis hin zur konkreten Umsetzung Ihrer Use Cases. Wo hat Ihre SAP-Landschaft heute noch manuelle Medienbrüche und wie schnell lassen sich diese durch smarte Workflows schließen? Sprechen Sie uns an.
