Vom 27. bis 28. Oktober 2026 fanden in Frankfurt am Main die E-Rechnungs-Gipfel Umsetzungstage statt: Zwei Konferenztage mit Vorträgen von Verbänden, Finanzverwaltung, Normungsgremien und Softwareanbietern. Mein persönlicher Eindruck: Die E-Rechnung ist zwar schleppend, aber nun Stück für Stück in der Praxis angekommen. Doch der Blick richtet sich bereits auf die nächste Etappe – das digitale Meldesystem ab 2030. Gerne nehme ich Sie mit, zeige Ihnen aktuelle Schwerpunkte aus der Wirtschaft und teile meine Erkenntnisse mit Ihnen.
Ein Rennen, zwei Ziellinien
Der Verband elektronische Rechnung (VeR) brachte die deutsche Situation mit einem Bild auf den Punkt: Wir laufen ein Rennen mit zwei Ziellinien. Zuerst kommt die E-Rechnung, danach die Einführung des Umsatzsteuermeldesystems. Die Einführung des sog. „E-Reportings“, das als vorbereitende nationale Maßnahme der EU-weiten Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) dient, wird in Deutschland um 2030 erwartet. Zu ViDA haben meine Kolleg:innen Julia Krings und Dennis Zielinski einen lesenswerten Beitrag geschrieben, den Sie hier finden.
Allein die aktuellen Zahlen aus der Verbandsumfrage zum Thema E-Rechnung in Deutschland sind ernüchternd: 81 % der Befragten bewerten Deutschland als schlecht oder unzureichend auf die E-Rechnung vorbereitet. 69 % fühlen sich über das geplante Meldesystem schlecht oder gar nicht informiert. Fehlendes Wissen ist die am häufigsten genannte Herausforderung in den Unternehmen. Rund 80 % der befragten Anwender:innen empfangen zwar bereits E-Rechnungen, aber nur ein kleiner Teil ist nahezu vollständig umgestellt. In vielen Unternehmen laufen PDF und Papier parallel weiter. Über die Hälfte berichtet von gestiegenem Arbeitsaufwand und mehr als ein Viertel prüft ausgehende E-Rechnungen nicht auf Normkonformität. Dies kann in der Zukunft fatale Folgen haben.
Warum das Tempo fehlt
Ein Manko, das viele Expert:innen vor allem sehen, ist, dass die E-Rechnung nicht schmackhaft gemacht wird. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) liefert die rechtlichen Vorgaben und ist im Dialog mit der Wirtschaft, lässt aber die Technik weitgehend außen vor und macht keine proaktive Werbung für die E-Rechnung. Damit verschenkt das BMF die große Chance, die E-Rechnung tatsächlich im Bewusstsein der Unternehmen zu verankern. Ein sehr gutes Gegenbeispiel ist Singapur. Mit ihrem „InvoiceNow“-Modell schaltet das singapurische Finanzministerium Kurzclips, um über die E-Rechnung aufzuklären. Diese Erkenntnisse habe ich beispielsweise im Blogbeitrag zum Besuch des E-Invoicing Exchange Summits APAC 2025 in Singapur geteilt. Lesen Sie hier den Beitrag.
Hinzu kommt eine wachsende Komplexität: Anfangs war die Marschroute ziemlich klar, doch im Laufe der Zeit ließ der Gesetzgeber immer mehr Ausnahmen zu, etwa für das EDI-Verfahren. Auch glauben viele Unternehmen noch nicht an die Vorteile der E-Rechnung, etwa mit Blick auf die Wettbewerbsfähigkeit im europäischen Markt. Der Verband sieht darin vor allem einen kulturellen Wandel. Sein Leitsatz: „Daten sind der Schlüssel“ – und die Frage, wie wir Geschwindigkeit in das Thema bekommen, ist letztlich eine Frage der Mentalität. Ein Blick nach Singapur zeigt, wie man die Vorteile in die Breite tragen kann.
Die E-Mail ist nicht für dieses Rennen gebaut
Ein Thema zog sich durch viele Vorträge: Die E-Mail ist aktuell zwar der dominierende Übertragungsweg, aber nicht für das E-Rechnungsrennen gemacht. Sie erfordert manuelle Eingriffe, bietet keine automatisierte Unterstützung bei Validierung und Ausnahmebehandlung und führt in nachgelagerten Prozessen immer wieder zu Medienbrüchen. Die E-Mail wird zwar nicht verboten, durch die neuen kommenden Anforderungen des Meldewesens aber zunehmend erschwert. Die klare Einschätzung auf dem Gipfel: Perspektivisch wird die E-Mail nicht überleben.
Dazu passt das „Tandem-Prinzip“, das der VeR für das Meldesystem vorstellte: Die Rechnung wird einmal erzeugt und mehrfach genutzt – als vollständige strukturierte E-Rechnung für Prüfung, Logistik und Zahlung sowie als exakt definierte Teilmenge von Umsatzsteuer-Kerndaten, die gemeldet werden. Service Provider können diese Meldung parallel zum Versand übernehmen, sodass im Unternehmen kein separater Reporting-Schritt entsteht.
Meldesystem 2030: Was wir schon wissen – und was nicht
Der Fahrplan ist inzwischen recht klar: Der gesetzliche Rahmen soll 2028 folgen, ab 2029 ist eine freiwillige Pilot- und Testphase vorgesehen (geplanter Start im ersten Quartal 2029), der Start des digitalen Meldesystems ist ab 2030 geplant. Als Meldedaten wurden Umsatzsteuerdaten sowie die Bankverbindung genannt, die zur Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs dienen. Konkretisierungen werden für 2027 erwartet und auch eine Anbindung über Elster für das E-Reporting ist zu erwarten.
Aus Sicht der Finanzverwaltung soll das Meldesystem ehrliche Steuerzahlende nicht schädigen, sondern belohnen. Es soll Steuereinnahmen sichern und Steuerbetrug verhindern. Perspektivisch könnten die Datenquellen mit Hilfe von KI analysiert werden. Gleichzeitig wird eingeräumt, dass die Informationen zum Meldewesen bislang nicht transparent genug seien. Offen bleiben zentrale Fragen: Wie funktionieren EDI und das 5-Corner-Modell, welche Daten werden genau gemeldet und wie geht es mit der Revision der EN 16931 sowie dem Mapping weiter?
Der VeR geht davon aus, dass der elektronisch abgewickelte Anteil am Rechnungsvolumen bis 2030 deutlich steigt. Ziel ist, bis zum 1. Juli 2030 alle Rechnungen (mit Ausnahme von Kleinbeträgen bis 250 € brutto) elektronisch abzuwickeln und zu melden. Schwieriger sind Fälle wie Sammelrechnungen, Gutschriften, Anzahlungsrechnungen, Fuhrparkrechnungen, Kassenbelege oder Ad-hoc-Einkäufe.
EN 16931-1:2026, XRechnung 4.0 und ZUGFeRD
Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) erläuterte, warum die europäische Norm überarbeitet werden musste: Das Kernmodell war vor allem auf B2G-Szenarien ausgelegt, der Einsatz im B2B bringt weitere Anforderungen mit sich und mit ViDA wurde die Umsatzsteuermeldung zum wesentlichen Treiber.
Die Neuerungen im Überblick:
- Erweitertes Datenmodell: sieben neue Business Groups, 52 neue Felder und 31 neue Geschäftsregeln.
- Skonto im Kernmodell: Zahlungsbedingungen erhalten mit Skonto und Verzug eine eigene Struktur.
- Sammelrechnungen: Mehrere Bestellungen und Lieferungen können je Rechnung referenziert werden, auch auf Positionsebene.
- XML-Anhänge: Sie sind direkt im Kernmodell erlaubt, eine Extension ist nicht mehr nötig.
- Liefer- und Leistungsdatum: In der XRechnung 4.0 wird es verpflichtend (mit Ausnahmen, etwa für Proforma- und Korrekturrechnungen).
Der Stand der Komponenten: Die Syntax Bindings wurden am 30. Juli 2026 veröffentlicht. Die deutsche Fassung der Norm liegt vor. Noch fehlen die Schematron-Regeln des europäischen Normungsgremiums. Erst danach kann die XRechnung 4.0 final veröffentlicht werden. Bis dahin bleibt die XRechnung 3.0.2 gültig. Beim Übertragungsweg sprach sich die KoSIT erneut ausdrücklich für Peppol aus. Wenn Sie an den Neuerungen rund um das Thema XRechnung 4.0 interessiert sind, kann ich Ihnen den Blogbeitrag meines Kollegen Fatih Sariarslan empfehlen. Lesen Sie hier weiter.
Auch beim Hybridformat gab es Neuigkeiten: ZUGFeRD 2.5 / Factur-X erschien im Juni 2026. Für November ist die Version 2.6 mit kleineren Korrekturen angekündigt. Im Frühjahr 2027 folgt mit ZUGFeRD 3 ein Major Release, das die neue Norm vollständig berücksichtigt. Zudem sind „Galgenfristen“ vorgesehen: So soll es bis Ende 2027 keine Beanstandung geben, wenn im strukturierten Teil nur die Gesamtsumme vollständig steuerlich aufgeschlüsselt ist und nicht jede Einzelposition.
Peppol: Netzwerk mit Rückenwind
Die Peppol-Vorstellung machte deutlich, wie dynamisch das Netzwerk wächst: Über 1.100 Mitglieder, Peppol-Mandate in 26 Ländern und Territorien, rund 750 zertifizierte Service Provider und mehr als acht Millionen Empfänger:innen im Netzwerk. Besonders aufschlussreich waren die Erfahrungen der Nachbarn:
- Belgien: Rund 1,2 Millionen aktive Sender und Empfänger, ein deutlicher „Torschluss-Effekt“ vor dem Stichtag. Bestehende Verfahren wurden weitgehend abgelöst, obwohl sie zulässig blieben.
- Slowakei: E-Rechnung und E-Reporting ab 1. Januar 2027, eng angelehnt an den Peppol-ViDA-Pilot.
- Frankreich: Kein Peppol-Mandat, dafür 44 definierte Use Cases und eine eigene Parallelwelt. Die Selbstbeschreibung lautet sinngemäß, man mache es einfach, indem man alles dokumentiert.
Für Deutschland besonders relevant: die elektronische Adressierung. Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr) wird Grundlage für die „German Electronic Business Address“ (GEBA). Die Empfehlung lautet, primär den neuen Präfix 0246 zu nutzen und sich von der USt-IdNr mit dem Präfix 9930 (DE:VAT) zu lösen. Parallel arbeitet OpenPeppol an Peppol BIS Billing 4 auf Basis der neuen Norm. Ein Release Candidate wird für Ende 2026 erwartet. Im ViDA-Pilot testen bereits 22 Steuerverwaltungen die integrierte Umsatzsteuermeldung über das Netzwerk.
Auch im Beschaffungsumfeld zeichnet sich Bewegung ab: Nach der Übergangsphase soll ab 2029 der Beschaffungsprozess von Anfang bis Ende normbasiert über ein Interoperabilitätsnetzwerk mit Service Providern laufen – und damit über Peppol.
SAP DRC: 5-Corner-Modell und KI-Agenten
Aus SAP-Sicht standen die Weiterentwicklungen von SAP Document and Reporting Compliance (DRC) im Mittelpunkt. Das 5-Corner-Modell wird bereits unterstützt: Parallel zur E-Rechnung an den Käufer (Corner 4) werden Steuerdaten an die Behörde (Corner 5) übermittelt, mit getrenntem Status für beide Wege. Das ist für Länder wie die Slowakei, Oman, die Vereinigten Arabischen Emirate (lesen Sie hier dazu einen Blogbeitrag) und Frankreich (lesen Sie hier dazu einen Blogbeitrag) relevant und liefert einen Blick darauf, was mit dem deutschen Meldesystem auf uns zukommen könnte. Weitere Neuerungen betreffen die Verarbeitung von Nicht-SAP-Rechnungen und das Routing von Lieferantenrechnungen über mehrere Systeme.
Besonders spannend ist der KI-gestützte Ansatz der SAP um den geplanten „Tax and Compliance Assistant“. Agenten sollen Compliance-Aufgaben vereinfachen und unterstützen. Darunter ein „Legal Change“-Agent, der gesetzliche Änderungen beobachtet, sowie ein Agent, der abgelehnte E-Rechnungen analysiert und Fehler behebt. Wie so oft gilt: Die Idee überzeugt – entscheidend wird aber die Praxistauglichkeit.
Mein Fazit: Jetzt Prozesse und Daten in Ordnung bringen
Der E-Rechnungs-Gipfel 2026 hat mir gezeigt, dass wir uns in zwei Geschwindigkeiten bewegen. Die Pflicht zum Ausstellen ab 2027 steht unmittelbar bevor, während das Meldesystem noch viele offene Fragen hat. Das Meldesystem ist aber noch lange nicht in den Köpfen angekommen, da sich vollständig auf den 1. Januar 2027 konzentriert wird. Eines lässt sich dennoch bereits sagen: Wer jetzt auf saubere Stammdaten, strukturierte Prozesse und ein Netzwerk wie Peppol setzt, ist für beide Ziellinien gut aufgestellt. Die E-Mail wird dabei zunehmend zum Auslaufmodell.
Mein Tipp: Nutzen Sie die verbleibende Zeit nicht für weitere Grundsatzdiskussionen, sondern für konkrete Schritte – Fristen und Ausnahmen klären, Formate und Übertragungswege mit Geschäftspartnern abstimmen, die ERP-Anbindung prüfen und die Verfahrensdokumentation aktualisieren.
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