Egy IT-projekt sikeréhez nem elegendő a megfelelő technológia, a jól definiált folyamat vagy a tapasztalt projektvezetés. Legalább ennyire fontos, hogy a megfelelő tudással és tapasztalattal rendelkező szakemberek a megfelelő időben és kapacitással álljanak rendelkezésre. Ezt a célt támogatja az erőforrásmenedzsment, amely globális delivery környezetben különösen összetett feladat.
Az erőforrásmenedzser egyik legfontosabb feladata, hogy összekösse az üzleti és projektigényeket a rendelkezésre álló szakmai kapacitásokkal. Ez jóval többről szól, mint „embert találni” egy projektre. Része az igények pontos megértése, a szükséges kompetenciák és kapacitások feltérképezése, a belső lehetőségek vizsgálata, szükség esetén pedig külső erőforrások vagy új kollégák bevonásának koordinálása.
Hogyan indul egy erőforráskeresés?
A folyamat egy projekt- vagy szolgáltatásmenedzseri igénnyel kezdődik. A sikeres kereséshez nem elég tudni, hogy „egy ABAP fejlesztőre van szükség”. Fontos ismerni a projekt időtartamát, a szükséges kapacitást, a szakmai kompetenciákat és azok szintjét, a nyelvtudást, valamint a konkrét feladatokat.
Az igény beérkezése után az erőforrásmenedzser összegyűjti a szükséges információkat, majd a keresés strukturáltan és követhetően zajlik. A folyamatot támogató eszközök – például Jira ticketek – segítségével minden érintett számára láthatóvá válik, hol tart a keresés, milyen profilok kerültek elő, és milyen döntés született.
Elsőként mindig a belső lehetőségeket érdemes megvizsgálni
A keresés első lépése a belső erőforrások áttekintése. Ehhez több csatorna is rendelkezésre állhat: rendszeres erőforrás-megbeszélések, szakmai vezetőkkel történő egyeztetések, illetve a különböző országok delivery csapatainak megkeresése.
Egy nemzetközi szervezetben ez különösen fontos, hiszen előfordulhat, hogy egy adott országban nincs szabad kapacitás, miközben egy másik delivery területen rendelkezésre áll a szükséges kompetencia. Az erőforrásmenedzsment egyik fontos értéke, hogy ezeket a kapacitásokat láthatóvá és mobilizálhatóvá teszi.
A cél nem minden esetben egy teljes munkaidős erőforrás megtalálása. Sokszor részkapacitás, időszakos bevonás vagy több kolléga kombinációja jelenti az optimális megoldást. Ezért a szakmai illeszkedés mellett a kapacitás, az időzítés és a projekt üzleti igénye is meghatározó.
Mi történik, ha nincs megfelelő belső erőforrás?
Az IT-piacon számos olyan szaktudás létezik, amelyből tartósan hiány van. Egy speciális SAP-technológia, ritka iparági tapasztalat vagy adott nyelvtudás jelentősen leszűkítheti a lehetséges jelöltek körét. Ilyenkor több megoldást is érdemes párhuzamosan mérlegelni.
Az egyik lehetőség szerződéses partner bevonása, amely rövidebb idő alatt is elérhetővé tehet olyan szakembereket, akik a belső erőforrás-poolban nem állnak rendelkezésre. Más esetekben a toborzás lehet a megfelelő irány, különösen hosszabb távú kapacitásigény esetén.
Harmadik lehetőség a meglévő szervezet fejlesztése. Egy megfelelő alapokkal rendelkező junior kolléga célzott képzéssel és mentorálással olyan kompetenciát szerezhet, amelyre hosszabb távon is szükség van. Ez nemcsak az aktuális projektigényt oldhatja meg, hanem a vállalat jövőbeli erőforrás-biztonságát is javítja.
Jó példa erre egy közműszolgáltatói projekt, ahol egyszerre több, ABAP-fejlesztésben és közműfejlesztés-támogatásban jártas szakemberre volt szükség. A szűk szakemberpiac miatt egyetlen csatorna nem jelentett megfelelő megoldást. A megoldás végül külső partner bevonása, belső átcsoportosítás, valamint junior kollégák felvétele és célzott képzése lett. Ez jól mutatja, hogy az erőforrásmenedzsment gyakran több intézkedés összehangolását jelenti.
Az erőforrásmenedzser szerepe túlmutat a keresésen
Az erőforrásmenedzsment egy jól működő szervezetben szélesebb feladatkört jelent, mint a projektigények kiszolgálása. Fontos része a magyarországi és külföldi szerződéses partnerekkel való kapcsolattartás, a beérkező és kimenő erőforrásigények menedzselése, valamint a megfelelő információáramlás biztosítása.
Szoros együttműködés szükséges a HR- és toborzási csapattal is. Az erőforrásmenedzser az aktuális üzleti igények alapján javaslatot tehet új pozíciók megnyitására, illetve egy keresés módosítására vagy leállítására. Nemzetközi környezetben ez országokon átívelően is működhet: a near-shore országok – például Románia, Bulgária vagy Törökország – toborzási kapacitásait is az üzleti igényekhez kell igazítani.
Az erőforrásmenedzser részt vehet ügyféltenderek és ajánlatok erőforrásoldalának kidolgozásában is. Ilyenkor már nem egy meglévő igényre kell reagálni, hanem előre kell gondolkodni: milyen kompetenciákra, milyen létszámban és milyen delivery modellel lehet majd egy projektet sikeresen megvalósítani.
Adatokból döntéstámogatás
Az erőforrásmenedzsment fontos eleme a riportolás. A kapacitás, a kihasználtság, a nyitott igények, a rendelkezésre álló kompetenciák és a várható erőforrás-szükséglet rendszeres elemzése segít abban, hogy a döntések adatokra épüljenek.
Egy jól működő rendszer ezért nemcsak azt mutatja meg, hogy „ki szabad most”, hanem azt is, hogy hol várható kapacitáshiány, mely kompetenciákból van kevés, milyen területeken érdemes toborzást vagy képzést indítani, illetve hol lehet a meglévő kapacitást hatékonyabban kihasználni.
Kapcsolatok nélkül nincs hatékony erőforrásmenedzsment
A módszer sikerének egyik kulcsa az aktív belső hálózatépítés. Az erőforrásmenedzsernek ismernie kell a szakmai vezetőket, a projekt- és szolgáltatásmenedzsereket, a toborzási csapatot, a delivery szervezetet és a külső partnereket is. Minél jobban működik ez a hálózat, annál gyorsabban lehet reagálni egy új igényre.
Végső soron az erőforrásmenedzsment célja nem egyszerűen az, hogy minden projektre kerüljön valaki. A cél az, hogy a megfelelő kompetencia, a megfelelő kapacitással, a megfelelő időben kerüljön a megfelelő helyre, miközben a munkatársak és a vállalat hosszú távú érdekei is érvényesülnek.
Egy globális delivery szervezetben az erőforrásmenedzser ezért egyszerre koordinátor, összekötő, elemző, problémamegoldó és üzleti partner. A siker pedig sokszor nem egyetlen látványos döntés eredménye, hanem sok apró információ, kapcsolat és lehetőség összehangolásából születik.
Legyen szó ABAP-fejlesztésről, iparág-specifikus SAP-ismeretekről vagy a rendelkezésre álló kapacitásról, az adesso az ügyfelek igényeihez igazodó, rugalmasan bővíthető csapatokat állít össze. Ez már a projekt kezdetétől nagyobb biztonságot ad az ügyfeleknek a tervezésben és a megvalósításban, átlátható erőforrás-tervezéssel.
