Der Erfolg eines IT-Projekts hängt nicht nur von der richtigen Technologie, klar definierten Prozessen oder einem erfahrenen Projektmanagement ab. Ebenso wichtig ist es, Fachkräfte mit den richtigen Fähigkeiten und Erfahrungen zum richtigen Zeitpunkt und mit der richtigen Kapazität zur Verfügung zu haben. Hier spielt das Ressourcenmanagement eine Schlüsselrolle, insbesondere in einem globalen Lieferumfeld, in dem die Verwaltung von Ressourcen sehr komplex sein kann.
Eine der wichtigsten Aufgaben von Ressourcenmanager:innen besteht darin, Geschäfts- und Projektanforderungen mit den verfügbaren Kompetenzen und Kapazitäten in Einklang zu bringen. Beim Ressourcenmanagement geht es jedoch um weit mehr als nur darum, „jemanden“ für ein Projekt zu finden. Es umfasst das Verstehen der Anforderungen, das Ermitteln der notwendigen Kompetenzen und Kapazitäten, das Prüfen interner Optionen und, falls erforderlich, die Koordination externer Ressourcen oder neuer Mitarbeitenden.
Wie beginnt die Ressourcensuche?
Der Prozess beginnt mit einer Anfrage von Projekt- oder Servicemanager:innen. Um die richtige Ressource erfolgreich zu finden, reicht es nicht aus, zu wissen, dass „ein:e ABAP-Entwickler:in benötigt wird“. Es ist wichtig, die Projektdauer, die erforderliche Kapazität, die technischen Fähigkeiten und die Erfahrungsstufe, die Sprachkenntnisse sowie die konkreten Aufgaben der Person zu kennen.
Sobald die Anfrage eingegangen ist, sammeln die Ressourcenmanager:innen die notwendigen Informationen und steuern die Suche strukturiert und transparent. Unterstützende Tools wie Jira-Tickets machen den Prozess für alle Beteiligten sichtbar und zeigen den aktuellen Status, die identifizierten Profile und die getroffenen Entscheidungen an.
Interne Ressourcen sollten immer zuerst in Betracht gezogen werden
Der erste Schritt besteht darin, die verfügbaren internen Ressourcen zu prüfen. Dazu können regelmäßige Ressourcenbesprechungen, Gespräche mit Fachverantwortlichen und die Kontaktaufnahme mit Projektteams in verschiedenen Ländern gehören.
Dies ist in einer internationalen Organisation besonders wichtig. Möglicherweise sind in einem Land keine Kapazitäten verfügbar, während die erforderlichen Kompetenzen in einer anderen Projektorganisation vorhanden sind. Einer der wesentlichen Vorteile des Ressourcenmanagements besteht darin, diese Kapazitäten sichtbar zu machen und ihre effektive Zuweisung zu ermöglichen.
Die optimale Lösung ist nicht immer eine Vollzeitkraft. Teilzeitkapazitäten, befristete Einsätze oder eine Kombination aus mehreren Teammitgliedern können besser geeignet sein. Daher müssen neben den Kompetenzen auch die Kapazitäten, der Zeitrahmen und die geschäftlichen Anforderungen des Projekts berücksichtigt werden.
Was passiert, wenn keine geeignete interne Ressource zur Verfügung steht?
Auf dem IT-Markt gibt es eine Reihe von Kompetenzen, die schwierig zu finden sind. Eine spezialisierte SAP-Technologie, seltene Branchenerfahrung oder eine bestimmte Sprachvoraussetzung können den Pool potenzieller Kandidat:innen erheblich einschränken. In solchen Fällen sollten mehrere Optionen parallel in Betracht gezogen werden.
Eine Möglichkeit besteht darin, externe Partner einzubeziehen, die innerhalb kürzerer Zeit Spezialist:innen bereitstellen können, wenn die erforderlichen Kompetenzen intern nicht verfügbar sind. Wenn ein langfristiger Bedarf in dem Bereich zu erwarten ist, kann zudem darüber nachgedacht werden, in die Personalsuche zu gehen und geeignete Bewerber:innen einzustellen.
Eine dritte Option ist die Weiterentwicklung vorhandener Talente. Eine Nachwuchskraft mit der richtigen Grundlage kann sich durch gezielte Schulungen und Betreuung das erforderliche Fachwissen aneignen. Dies kann den unmittelbaren Projektbedarf decken und gleichzeitig die langfristigen personellen Kapazitäten des Unternehmens stärken.
Ein gutes Beispiel ist ein Projekt in der Versorgungsbranche, für das mehrere Spezialist:innen mit ABAP-Entwicklungskenntnissen und Fachwissen in der Versorgungsbranche gleichzeitig benötigt wurden. Aufgrund des begrenzten Talentpools reichte es nicht aus, sich auf einen einzigen Beschaffungskanal zu verlassen. Die Lösung kombinierte externe Partner, die Umverteilung interner Ressourcen sowie die Einstellung und gezielte Schulung jüngerer Kolleg:innen. Dies zeigt, dass Ressourcenmanagement oft darin besteht, mehrere Maßnahmen zu koordinieren, anstatt eine einzige „perfekte Besetzung“ zu finden.
Die Rolle des Ressourcenmanagers geht über die reine Suche nach Ressourcen hinaus
In einer gut funktionierenden Organisation umfasst das Ressourcenmanagement weit mehr als die Erfüllung von Projektanfragen. Dazu gehört die Pflege der Beziehungen zu Vertragspartnern in verschiedenen Ländern, die Koordination eingehender und ausgehender Ressourcenanfragen sowie die Sicherstellung eines effektiven Informationsflusses.
Eine enge Zusammenarbeit mit der Personalabteilung und den Recruiting Teams ist ebenfalls unerlässlich. Auf der Grundlage des aktuellen Geschäftsbedarfs können die Ressourcenmanager:innen empfehlen, neue Stellen auszuschreiben oder bestehende Suchaufträge anzupassen bzw. zu schließen. In einem internationalen Umfeld kann diese Koordination auch über Landesgrenzen hinweg erfolgen, indem das Recruiting in Nearshore-Ländern wie Rumänien, Bulgarien oder der Türkei an den aktuellen Geschäftsbedarf angepasst wird.
Ressourcenmanager:innen können zudem zu den ressourcenbezogenen Aspekten von Kundenausschreibungen und Angeboten beitragen. In dieser Phase wird die Rolle zukunftsorientierter: Es gilt zu ermitteln, welche Kompetenzen und wie viele Ressourcen benötigt werden und welches Bereitstellungsmodell die erfolgreiche Projektdurchführung am besten unterstützt.
Daten in Entscheidungshilfen umwandeln
Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Ressourcenmanagements ist das Berichtswesen. Die regelmäßige Analyse von Kapazitäten, Auslastung, offenen Anfragen, verfügbaren Kompetenzen und dem erwarteten Ressourcenbedarf trägt dazu bei, dass Entscheidungen auf Daten statt auf Annahmen basieren.
Ein gut funktionierendes Ressourcenmanagementsystem zeigt daher mehr als nur, „wer gerade verfügbar ist“. Es kann auch aufzeigen, wo Kapazitätsengpässe zu erwarten sind, welche Kompetenzen knapp sind, wo möglicherweise Personalbeschaffung oder Schulungen erforderlich sind und wo vorhandene Kapazitäten effektiver genutzt werden könnten.
Effektives Ressourcenmanagement hängt von starken Beziehungen ab
Einer der Schlüssel zu einem erfolgreichen Ressourcenmanagement ist der Aufbau und die Pflege eines aktiven internen Netzwerks. Ressourcenmanager:innen müssen die Fachverantwortlichen, Projekt- und Servicemanager:innen, Recruiting Teams, die ausführende Organisation sowie externe Partner kennen. Je stärker dieses Netzwerk ist, desto schneller kann das Unternehmen auf neue Anforderungen reagieren.
Letztendlich geht es beim Ressourcenmanagement nicht einfach nur darum, sicherzustellen, dass jedem Projekt jemand zugewiesen ist. Das Ziel besteht darin, die richtigen Kompetenzen mit der richtigen Kapazität zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen und dabei auch die langfristigen Interessen sowohl der Mitarbeitenden als auch des Unternehmens zu berücksichtigen.
In einer globalen Projektabwicklungsorganisation sind Ressourcenmanager:innen daher gleichzeitig Koordinator:innen, Vermittler:innen, Analyst:innen, Problemlösende und Geschäftspartner:innen. Erfolg ist oft nicht das Ergebnis einer einzigen großen Entscheidung, sondern des richtigen Zusammenspiels vieler kleiner Informationen, Beziehungen und Chancen.
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