Was ist ViDA und warum jetzt?
Steuerbetrug, komplizierte Meldepflichten und unterschiedliche nationale Vorgaben im grenzübergreifenden Handel sorgen dafür, dass die Erstellung von Meldungen zunehmend komplexer und auch fehleranfälliger wird. Diese Umstände sorgen dafür, dass das aktuelle Mehrwertsteuersystem an seine Grenzen stößt und enorme Verluste verursacht: Laut der Europäischen Kommission lag dieser im Jahr 2020 innerhalb der EU bei rund 93 Mrd. Euro.
Genau an dieser Stelle möchte die EU mit ViDA – „VAT in the Digital Age“ ansetzen und dieses Problem beheben. Das Ziel ist klar – ein Modernisierungspaket, das auf drei Säulen basiert: digitale Meldepflichten, Plattformökonomie und einheitliche Mehrwertsteuerregistrierung. Diese Säulen bilden die Basis für ein modernes, digitales und einheitliches Mehrwertsteuersystem, welches nicht nur eine Entlastung für Behörden, sondern auch für Unternehmen darstellen soll.
Das 3-Säulen-Modell von ViDA im Überblick
SÄULE 1: Digitale Meldepflichten (Digital Reporting Requirements)
Ab dem 1. Juli 2030 müssen Unternehmen bei grenzüberschreitenden B2B-Geschäften innerhalb der EU verpflichtend elektronische Rechnungen nutzen. Lesen Sie dazu mehr hier in einem anderen Blogbeitrag. Diese Regel kann in manchen Ländern bereits ab 2028 gelten. Die zentrale Funktion ist hier die Echtzeit-Meldung, welche künftig die zusammenfassende Meldung ersetzt. Für die Übermittlung der Transaktionen wird ein EU-weites einheitliches, strukturiertes Format verwendet.
Die Vorteile für Unternehmen:
- Mehr Automatisierung, weniger manuelle Prozesse
- Geringeres Fehlerrisiko und höhere Transparenz
- Langfristig weniger Kosten und weniger Verwaltungsaufwand
Herausforderungen zum Start:
- Anpassung der IT-Systeme und der Datenqualität
- Schulung der Mitarbeitenden
- Strengere Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben
Kurzum: Die Meldungen werden künftig einfacher, da diese standardisiert und je nach Einsatz eines Tools auch automatisiert werden können. Das Ergebnis wird eine langfristige Entlastung für Unternehmen und auch Behörden sein.
SÄULE 2: Plattformökonomie (VAT treatment of the platform economy)
Ab dem 1. Januar 2030 tritt die zweite ViDA Säule in Kraft und behandelt digitale Plattformen, welche Güter oder Dienstleistungen vermitteln. Bekannte Beispiele finden sich auf Plattformen für Kurzzeitvermietungen von Räumlichkeiten, Beförderungsdienstleistungen oder Online-Marktplätzen. Diese Plattformen müssen steuerlich klar zugeordnet sein, um grenzübergreifende Geschäfte transparent abzuwickeln.
Wenn der eigentliche Anbieter keine Umsatzsteuer abführt, springt stattdessen die Plattform ein. In diesen Fällen gilt die Plattform als „fiktiver Lieferant“ und führt die Umsatzsteuer ab. Hier gibt es auch eine flexible Übergangsregelung: handelt es sich um ein Kleinunternehmen, übernimmt die Plattform die Rolle des Steuerschuldners.
Vorteile für Unternehmen:
- Mehr Klarheit und Rechtssicherheit bei der Umsatzsteuerpflicht
- Geringeres Haftungsrisiko durch eindeutige Regelungen
- Einstiegsfreundlicher Marktstart für Kleinunternehmen
Herausforderungen für Unternehmen:
- Anpassung der IT-Systeme und Prozesse an die neuen Anforderungen
- Weitere Meldepflichten für Plattformumsätze
- Erhöhte Komplexität bei nationalen Ausnahmen und Übergangslösungen
Das Ziel dieser Säule ist es, die Steuerlücken von digitalen Geschäftsmodellen zu schließen und eine Wettbewerbsumgebung im EU-Binnenmarkt zu schaffen, die deutlich fairer ist.
SÄULE 3: Einheitliche Mehrwertsteuer-Registrierung (Single VAT Registration)
Ab dem 1. Juli 2028 wird eine zentrale Mehrwertsteuer-Registrierung verpflichtend. Infolgedessen müssen sich Unternehmen nur noch selten in mehreren EU-Ländern separat registrieren. Stattdessen können sie dies über ein einheitliches digitales Portal erledigen. Die Grundlage dafür ist das bereits bestehende One-Stop-Shop (OSS)-Verfahren, welches für den neuen Nutzen erweitert wird, beispielsweise durch Import One-Stop-Shop (IOSS).
Vorteile für Unternehmen:
- Weniger Verwaltungsaufwand durch Wegfall der Mehrfachregistrierung
- Digitales Portal als zentraler Punkt für steuerliche Meldungen
- Geringerer Aufwand für Meldungen und Compliance sowie bessere Planbarkeit
- Erleichterter grenzüberschreitender Handel durch einheitliche Abläufe
Herausforderungen in der Praxis:
- Anpassung der IT-Systeme und Prozesse zur zentralen Registrierung
- Klassische nationale und neue EU Regelungen in der Übergangszeit
- Konsistenz und Korrektheit der Daten sind essenziell für eine fundierte Datenbasis
Man erkennt: Das Ziel ist eine einfachere Compliance für Unternehmen, wobei auch gleichzeitig den Behörden eine stärkere Kontrolle durch die zentrale Datenbasis zur Verfügung gestellt wird.
SAP Document & Reporting Compliance als mögliche Lösung
Zu Beginn klingt das nach viel Aufwand, aber es gibt bereits Lösungen, die den Übergang deutlich erleichtern und auch jetzt schon eingesetzt werden können. Ein Beispiel ist SAP Document & Reporting Compliance (SAP DRC).
Mit SAP DRC können elektronische Ausgangsrechnungen, Umsatzsteuervoranmeldungen und weitere gesetzliche, vorgeschriebene Meldungen automatisiert erstellt und direkt an die zuständigen Behörden versendet werden. Das Besondere an SAP DRC: Je nach Land sind die dortigen gesetzlichen Reports im Standard enthalten und eine Anbindung an die jeweiligen Behörden ist direkt eingerichtet. Dadurch können Unternehmen sich frühzeitig gut positionieren und ViDA-konform arbeiten, ganz ohne manuelle Schnittstellen oder Medienbrüche.
Bezogen auf die Neuerungen durch ViDA hilft SAP DRC insbesondere bei der Einhaltung der ersten Säule. Hier können die Ausgangsrechnungen automatisiert an die entsprechenden Behörden übermittelt werden, ohne dass weitere manuelle Schritte notwendig sind.
Fazit: Handeln Sie jetzt!
ViDA bringt frischen Wind und ordentlich Schwung in die europäische Steuerlandschaft. Das Ziel ist ein digitales System, das sowohl für Unternehmen als auch Behörden Steuern effizienter und transparenter gestaltet.
Wie auch andere Digitalisierungsprojekte benötigt ViDA Investitionen in Systeme und Prozesse, ebenso wie in das Know-how. Neben der Rechtssicherheit erhalten Unternehmen auch einen klaren Wettbewerbsvorteil, wenn hier frühzeitig gehandelt wird.
Besonders bei der ersten Säule (der digitalen Meldepflicht) kann eine Lösung wie zum Beispiel das SAP Document & Reporting Compliance (SAP DRC) einen entscheidenden Unterschied bieten. Anstatt Schnittstellen und Meldungen manuell zu pflegen, profitieren Unternehmen von automatisierten, ViDA-konformen Prozessen. Diese sind bereits heute verfügbar.
Unser Appell: Prüfen Sie Ihre Systeme und bereiten Sie Ihre Teams vor. Nutzen Sie moderne Tools wie SAP DRC um sich optimal auf ViDA vorzubereiten. Schieben Sie das Thema nicht auf die lange Bank – handeln Sie heute. Mit adesso business consulting haben Sie einen erfahrenen Partner an Ihrer Seite, der Sie bei der technischen Umsetzung begleitet. Unsere Expert:innen unterstützen Sie dabei, Ihre bestehende Systemlandschaft zu analysieren, SAP DRC zielgerichtet zu implementieren und ihr Team fit für die neue Meldepflicht zu machen. Dadurch sind Sie nicht nur morgen compliant, sondern im Wettbewerb auch einen Schritt voraus. Gerne unterstützen wir Sie bei der Transformation. Sprechen Sie uns gerne an, das Team von adesso bc begleitet Sie kompetent auf dem Weg zur nächsten Stufe der Steuerwelt.
