Mit der Einführung von S/4HANA ist der Umstieg auf das Budgetverwaltungssystem (BCS) zwingend erforderlich, da die klassische Budgetierung unter S/4HANA nicht weiter unterstützt wird. Das hat mein Kollege Nico Rühling bereits in einem anderen Blogartikel beschrieben. Lesen Sie hier mehr dazu.
Nicht mehr unterstützt bedeutet nicht nur, dass das entsprechende Customizing, sondern auch die bisher bekannten Anwendungstransaktionen nicht mehr ausführbar sind. Für Kunden, die auf das Budgetverwaltungssystem umsteigen, stellt sich daher die Frage, was mit den bisher gebuchten Budgetwerten der klassischen Budgetierung unter BCS passieren soll.
Dieser Blogbeitrag befasst sich mit den vorbereitenden Maßnahmen und Überlegungen. In einem weiteren Teil wird ein praktisches Vorgehen der Budgeteinzelmigration vorgestellt.
Migrationsumfang
Zum einen möchte man die historischen Daten aus der klassischen Budgetierung mit der Einführung des Budgetverwaltungssystems weiter im Zugriff haben. Zum anderen soll man nicht über Kundenentwicklungen auf die noch potenziell bestehenden Altdaten der klassischen Budgetierung in den entsprechenden SAP Tabellen zurückgreifen. Dann bietet der SAP-Standard vor einer Konvertierung auf S/4HANA zwei Möglichkeiten, die Daten der klassischen Budgetierung in das Budgetverwaltungssystem zu migrieren:
- Summenbasierte Migration: Nur Summen der Budgets, keine Einzelbelege, werden aus der klassischen Budgetierung ins BCS übernommen.
- Belegbasierte Migration: Alle Belege werden einzeln in BCS übernommen.
Beide Migrationsansätze können im Customizing gefunden bzw. direkt über die Transaktionen FMKUMIGTOT (Summenmigration) oder FMKUMIGDOC (Belegbasiert) aufgerufen werden.
Erfahrungsgemäß ist die Einzelbelegmigration in der Durchführung komplexer. Daher wird das Vorgehen dafür nachfolgend beispielhaft, aber ohne Deckungsringe, näher erläutert. Allerdings unter der Prämisse, dass dieses Vorgehen immer an die kundenspezifische Ausprägung der Budgetierung (klassisch wie BCS) anzupassen ist.
Vorbereitende Überlegungen
Für eine ordnungsgemäße Migration, egal ob auf Summen- oder Einzelpostenebene, sind vorab folgende Punkte zu betrachten und zu klären:
- Art der Migration: Manuell oder z. B. via LSMW?
- Ist ein Freigabeszenario im BCS im Einsatz und wie sind die entsprechenden Budgetbelegarten ausgesteuert?
- Welche BCS-Budgetarten werden verwendet bzw. wie detailliert sind diese je BCS-Budgetierungsvorgang ausgesteuert?
- Wird mit Zahlungs- und/oder Verpflichtungsbudget gearbeitet?
- Ab wann wird das BCS aktiviert und wie viele Jahre in die Vergangenheit wird migriert?
Art der Migration
Punkt 1 der zuvor genannten Reihenfolge ist übergreifend zu betrachten, denn beim Einstieg in die Einzelbelegmigration über Transaktion FMKUMIGDOC fällt auf, dass für die erfolgreiche Migration Felder als Mussfelder ausgefüllt werden müssen:
- Erfassungsbelegnummer aus der klassischen Budgetierung (KB)
- Quellversion klassische Budgetierung und Zielversion BCS
- Zu migrierendes Jahr
- Ziel BCS Budgetbelegart und Budgetart
In der Regel werden Jahreswerte migriert, daher ist das entsprechende Geschäftsjahr einzutragen. Gleiches gilt für die Angabe einer Version. In der Regel wird die produktive Version „0“ in beiden Budgetierungswerkzeugen verwendet und migriert.
Abweichungen kann es in der „Periode“ geben: Im vorliegenden Fall wird nicht periodenbasiert budgetiert. Auch unter der Angabe einer Periode 12 werden die Budgetbeträge in der BCS Summentabelle dann gleichmäßig auf die Perioden verteilt.
Des Weiteren können unter den Migrations- und Bearbeitungsoptionen diverse Detaileinstellungen vorgenommen werden.
Weitere Optionen
Besonders interessant sind die Optionen „Delta- und Vollständige Migration“ sowie „Migration zurücksetzen“.
Da bei der Migration der Budgetbelege im BCS-Beleg das Feld „Beleg klass. Budgetierung“ mit der migrierten Belegnummer aus der klassischen Budgetierung versorgt wird, können Belege eines Geschäftsjahres nur einmal migriert werden. Bei einer fehlerhaften Migration dürfen daher die BCS Budgetbelege nicht über die TAC FMDOCREV storniert, sondern müssen über die Option „Migration zurücksetzen“ gelöscht werden.
Grundsätzlich sollte des Weiteren die Option „Vollständige Migration“ gewählt werden, damit alle Belege migriert werden. Die Deltamigration gleicht sonst über die vorher erklärte Verknüpfung zur klassischen Budgetierung ab, ob und welche Belege bereits migriert wurden und kann z. B. in den Fällen verwendet werden, wo nach erfolgter Budgetmigration noch nachträgliche Belege in der klassischen Budgetierung erzeugt wurden.
Selbsterklärend ist der Testlauf, der nur prüft, ob und welche Fehler bei der Belegmigration auftreten.
Das Problem in der Anwendung dieser Transaktion ist nun, dass Erfassungsbelege der klassischen Budgetierung einzeln hintereinander migriert werden müssen. Folgendes Vorgehen hat sich deswegen bewährt:
Sind alle Einstellungen getroffen, kann eine Variante angelegt werden. Zusammen mit einer LSMW-Aufzeichnung kann diese für die Massenmigration verwendet werden. Für alle weiteren Erläuterungen zur Aufbereitung der Migrationsdaten wird daher von diesem Szenario ausgegangen: Über eine LSMW-Aufzeichnung werden in Masse, getrennt nach Budgetarten, die Daten der klassischen Budgetierung migriert.
Freigabeszenario und BCS-Einstellungen
Die weiteren Punkte 2 bis 5 zielen darauf ab, dass der SAP-Standard im Customizing bereits ein fest vorgegebenes Mapping „alter“ Budgetarten aus der klassischen Budgetierung zu den neuen BCS Budgetierungsvorgängen besitzt. Gleiches gilt für die Budgetierungs-Werttypen, die zwar nichts mit den Werttypen der Ist-Obligofortschreibung im Haushaltsmanagement zu tun haben, dafür aber definieren, ob es sich um Budget oder Freigaben von Budgets handelt. Beide Punkte setzen aber voraus, dass die Konzeption und das Customizing im BCS eingerichtet wurde.
Die Zuordnungsregeln für Budgetierungsvorgänge sind SAP-seitig vorgegeben. Die Budgetart meint hier die Budgetart der klassischen Budgetierung, der Vorgang ist der Budgetierungsvorgang im BCS.
In der Regel sind folgende Budgetarten für eine Migration relevant:
- KBUD Originalbudget
- KBN0 Nachtrag
- KBUS Umbuchung Sender
- KBUE Umbuchung Empfänger
- KBR0 Rückgabe
- KBFR Freigabe
Einzelne, spezielle Budgetarten wie „KBFF“ (Auflösung Fremdverfügungen) können nicht migriert werden und sind im Vorfeld zu bereinigen oder von der Migration auszuschließen. Bei der angesprochenen Fremdverfügung handelt es sich nämlich um Inanspruchnahmen von Budgets im Rahmen von Deckungsringen. Vor einer Migration sollte daher die Funktion „Fremdverfügung auflösen“ (TAC FMAVC1) in der klassischen Budgetierung verwendet werden. Erst dadurch werden Budgetbelege erzeugt, die migriert werden können.
Das Beispiel der Fremdverfügungen zeigt, dass es sich empfiehlt, zunächst einen Blick auf die Tabelle BPDJ (Budget Einzelposten der klassische Budgetierung) zu werfen und zu ermitteln, welche Budgetarten verwendet werden.
Nächste Schritte im BCS
Die so ermittelten Budgetarten benötigen dann eine Entsprechung als Budgetart mit dem jeweiligen Vorgang im BCS. So muss es z. B. für die Budgetart „KBUD“ eine Entsprechung auf BCS Seite, z. B. als Budgetart „ORIG“ mit zugeordnetem Vorgang „ENTR – Erfassung“ geben, welcher wiederrum im BCS Customizing einem Status zugeordnet und über die entsprechend Anwendungstransaktion „FMBOSTAT“ für das jeweilige Jahr zugewiesen wurde.
Gleiches gilt für Budgetfreigaben bzw. verwendete Budget-Werttypen:
Die SAP liefert auch hier Standard-Werttypen mit einem Mapping auf BCS Werttyp Budget (B1) oder Freigabe (R1) in der jeweiligen Budgetkategorie 9F (Zahlungsbudget) und 9G (Verpflichtungsbudget) sowie dem Status, ob ein Beleg gebucht, vorerfasst oder reserviert ist, aus.
Für eine korrekte Migration ist daher zu prüfen, ob die Budgetvorgänge der klassischen Budgetierung mit den Einstellungen im BCS harmonieren.
Weitere Rahmenbedingungen
Sind die Fragen zu Budgetarten, Werttypen und Freigaben geklärt, stellt sich noch die Frage nach den Jahren, die migriert werden sollen bzw. ab welchem Jahr migriert werden soll:
Technisch ist hierfür das BCS Customizing ausschlaggebend:
Ist das BCS z. B. ab 2024 aktiviert, wird aber noch in 2025 in der klassischen Budgetierung gearbeitet und versucht, das Jahr 2025 mit der entsprechenden Transaktion FMKUMIGDOC in das BCS zu migrieren, wird das SAP System dies mit einer Fehlermeldung quittieren, dass eine Migration nur zum Zeitpunkt der Aktivierung des BCS, als 2025, erfolgen kann. In diesem Falle ist die Aktivierung des BCS im Customizing von 2024 auf 2025 zu ändern oder eine Migration der Daten für 2024 und vorher durchzuführen.
Die Aktivierung der aktiven Verfügbarkeitskontrolle im BCS ist von der oben genannten Restriktion unberührt. Werden Budgetdaten aus der klassischen Budgetierung ins BCS migriert, kann die BCS AVK beispielsweise ab 2025 aktiviert sein, obwohl Budgets aus vorherigen Jahren wie z. B. 2015 migriert werden. Die BCS-Standardberichte im BCS werden funktionieren, eine aktive Verfügbarkeitskontrolle auf Grund des Customizings dann nicht. Bei einem Parallelbetrieb von klassischer Budgetierung und BCS AVK ist allerdings im Vorfeld zu klären und zu customizen, welche AVK in welchem Budgetierungswerkzeug für den Parallelbetrieb aktiv sein soll.
Gleiches gilt für einen BCS-Budgetstrukturplan. Sind keine expliziten Einstellungen für die zu migrierenden Jahre gemacht, erfolgt die Budgetmigration 1:1 auf die Budgetträger im Budgetverwaltungssystem.
Die einzige weitere Einstellung, die noch gemacht werden muss, ist die Zuordnung eines Budgetstatus für die zu migrierenden Jahre in der Transaktion FMBOSTAT, ansonsten ist keine Budgeterfassung möglich.
Abschluss
Im zweiten Teil des Blogs wird dann das praktische Vorgehen einer Einzelbelegmigration beschrieben, nach dem in diesem ersten Teil die vorbereitenden Einstellungen und Überlegungen beleuchtet wurden.
Darüber hinaus stehen wir bei adesso business consulting unseren Kunden jederzeit bei allen technischen und fachlichen Fragen rund um das Thema Haushaltsmanagement und Budgetmigration mit Rat und Tat zur Seite. Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme.
