Vom Aktenberg zum KI Gipfel: Wie SAP Joule die öffentliche Verwaltung verändert

Mit dem Release 2502 der SAP S/4HANA Cloud Public Edition setzt SAP neue Maßstäbe im Public Sector Management. Dieses Update enthält zahlreiche Innovationen und Verbesserungen, womit nun auch endlich die Aspekte der Künstlichen Intelligenz für die öffentliche Verwaltung ausgerollt werden.

Integration von Joule – dem AI-Copiloten

Eine der herausragendsten Neuerungen im Release 2502 der SAP S/4HANA Cloud Public Edition ist die Einführung von Joule, dem AI-Copiloten von SAP. Joule nutzt generative KI, um Benutzer:innen bei täglichen Aufgaben zu unterstützen, bietet schnelle Navigation, sofortige Einblicke in Geschäftsdaten und personalisierte Hilfestellungen. Für den öffentlichen Sektor bedeutet dies eine erhebliche Vereinfachung in der Finanzverwaltung, da Joule die Benutzererfahrung revolutioniert und die Effizienz steigert.

Joule versteht branchenspezifische Sprache und ermöglicht es den Nutzer:innen, Aufgaben schneller zu erledigen und bessere Ergebnisse in einer verwaltungskonformen Weise zu erzielen. Durch die schnelle Analyse und Interpretation von Daten liefert Joule intelligentere Einblicke. Benutzer:innen können Joule Fragen stellen oder ein Problem in natürlicher Sprache formulieren. Daraufhin liefert Joule verständliche Antworten, die aus einer Fülle von vergangenheitsbezogenen Daten gezogen werden, während der Kontext erhalten bleibt. Joule stellt dadurch den Anwender:innen personalisierte, datengesteuerte Empfehlungen zur Verfügung, sodass sich diese mehr auf strategische Entscheidungen konzentrieren können. 

Joule erkennt außerdem, in welcher Rolle sich der/die Anwender:innen befindet und schlägt darauf entsprechende aufgabenbezogene Lösungsoptionen vor. 

Beispiele für die Nutzung von Joule wären Fragen wie „Wo kann ich ein Förderprogramm anlegen“ oder „Zeig mir eine Budgetübersicht“. Durch die Integration von Joule in SAP S/4HANA Cloud Public Edition können öffentliche Einrichtungen ihre Finanzprozesse optimieren und die Entscheidungsfindung beschleunigen. 

Erweiterte Funktionen im Fördermittel- und Budgetmanagement

Das Release 2502 liefert außerdem eine solide Auswahl von Funktionen im Bereich Fördermittel- und Budgetmanagement, die speziell für öffentliche Institutionen entwickelt wurden. Durch die Integration von operativen und buchhalterischen Prozessen wird eine nahtlose Verwaltung von Fördermitteln ermöglicht. Echtzeit-Budgetkontrollen helfen dabei, Mittel effektiv zu steuern. Diese Funktionen basieren auf einer einheitlichen Datenspeicherung der PSM-Kontierungsobjekte und Attribute im Universal Journal, was die Grundlage für die Budgetausführung und das Reporting bildet. 

Restbudgets für Zuschüsse können einfacher auf das nächste Geschäftsjahr übertragen werden und die jahresübergreifende Berichterstattung wurde hierfür verbessert. Hierdurch wird die Ressourcenzuweisung optimiert und verhindert den Verlust von nicht ausgegeben Mitteln.

Digitale Ausgabe eines Dokumentes für zweckgebundene Mittel 

Zweckgebundene Mittel sind eine zentrale Funktion für die frühzeitige Reservierung von Haushaltsmitteln. Mit den neuen Output Services lassen sich diese Dokumente nun standardisiert als PDF exportieren, inklusive aller relevanten Genehmigungen und Zeitstempel. Dies verbessert nicht nur die Nachvollziehbarkeit, sondern sorgt auch für eine sichere, revisionsfeste Archivierung. Zudem wird die Bearbeitung durch vordefinierte Formate und die Möglichkeit des E-Mail-Versands effizienter und digitaler.

Flexiblere Budgetverwendung durch Fälligkeitsdatum

Bislang wurde das Budget bei Buchungen standardmäßig basierend auf dem Buchungsdatum belastet. Mit den neuen Erweiterungen kann stattdessen das Fälligkeitsdatum als Verbrauchsdatum genutzt werden. Das sorgt für eine genauere Planung und bessere Steuerung von Finanzmitteln. Falls kein Fälligkeitsdatum hinterlegt ist, bleibt das Buchungsdatum relevant. Änderungen vor dem Budgetverbrauchsdatum nutzen weiterhin das ursprüngliche Datum, während spätere Anpassungen dynamisch mit neuen Buchungslogiken verrechnet werden.

Erweiterte Verfügbarkeitskontrolle (AVK) mit SAP Concur-Integration

Die Verfügbarkeitskontrolle (AVK) vergleicht die konsumierten Mittel mit dem verfügbaren Budget und gibt Kunden mehr Kontrolle über ihre Finanzen. Neu ist die Möglichkeit, genau zu definieren, auf welchen Ebenen das Budget geprüft wird und wie das System auf Überschreitungen reagiert. Besonders relevant für öffentliche Einrichtungen: Neue AVK-Aktivitätsgruppen für Reiseanträge und Spesenabrechnungen ermöglichen eine nahtlose Integration mit SAP Concur. Das verbessert die Budgetkontrolle für Dienstreisen und macht Spesenverpflichtungen transparenter.

Geplante Erweiterungen im Budgetmanagement ab Q2 2025

Für das zweite Quartal 2025 und darüber hinaus plant SAP weitere Optimierungen im Budgetmanagement, die speziell für den deutschen öffentlichen Sektor relevant sind. Diese zukünftigen Änderungen zielen darauf ab, die Effizienz und Transparenz in der Haushaltsführung weiter zu steigern. 

1. Erweiterte Integration von KI-gestützten Tools: Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz wird weiter ausgebaut, um Prognosen und Analysen im Budgetmanagement zu verbessern. Dies ermöglicht eine präzisere Vorhersage von Budgetbedarfen und eine frühzeitige Identifizierung von Abweichungen.
2. Verbesserte Benutzeroberfläche: Die Benutzerfreundlichkeit im Budgetverwaltungssystem wird durch eine optimierte Oberfläche erhöht. Intuitive Dashboards und anpassbare Berichte erleichtern den Zugriff auf relevante Informationen und unterstützen eine effiziente Entscheidungsfindung.
3. Erweiterte Compliance-Funktionen: Neue Funktionen zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben werden implementiert, um sicherzustellen, dass alle Budgetprozesse den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen. Dies umfasst automatisierte Prüfungen und Berichte, die die Transparenz erhöhen.
4. Integration mobiler Anwendungen: Die Möglichkeit, Budgetprozesse über mobile Endgeräte zu steuern, wird eingeführt. Dies ermöglicht eine flexible Verwaltung und Überwachung von Budgets, unabhängig vom Standort der Verantwortlichen.

Ausblick

Diese aktuellen und geplanten Erweiterungen unterstreichen das Bestreben von SAP, öffentliche Einrichtungen in Deutschland mit modernen Werkzeugen auszustatten, die den Anforderungen einer digitalen Verwaltung gerecht werden. Durch kontinuierliche Verbesserungen im Budgetmanagement können Prozesse stringent gestaltet und Ressourcen optimal eingesetzt werden.

Wenn die Neuerungen Ihr Interesse geweckt haben, haben Sie die Möglichkeit, das Haushalts- und Fördermittelmanagement in der Public Cloud zwei Wochen kostenlos zu testen, um sich selbst einen Eindruck über die vielen Vorteile zu verschaffen.