Vorteile nutzen: SAP IS-U vs. SAP S/4HANA Utilities

Unsere Erfahrungen mit SAP IS-U

Im SAP IS-U ist es aktuell sehr aufwendig einen hohen Automatisierungsgrad zu erreichen. Die gemachten Erfahrungen mit SAP IS-U zeigen, dass das System generell einen hohen und sehr individuellen Implementierungsaufwand für die Abbildung der Geschäftsprozesse mit sich bringt. Im Laufe des System-Lebenszyklus kommen nach und nach immer mehr Prozesse und Module hinzu, welche jeweils aufwendig eingebunden werden müssen. Des Weiteren sorgen Veränderungen auf dem Energiemarkt für die stetige Anpassungen des Systems. Dies ist zumeist nur durch großen Aufwand auf Seiten der Energieversorger möglich.

Zusätzlich dazu ist keine übergreifende Prozessüberwachung möglich, die dazu führen kann, dass Fehlerzustände oft erst spät entdeckt werden. Begünstigt wird dieses Problem durch die vielen Prozessschnittstellen im System aufgrund von stetigen Erweiterungen und Verzweigungen der Prozesse. Ineinandergreifende Arbeitsabläufe erschweren weiter die Abgrenzung von Zuständigkeiten. Es ergibt sich ein Inselwissen zu einzelnen Prozessketten oder Prozessen bei einzelnen Personen. Dies wiederum erhöht den Aufwand bei der Identifizierung von relevanten Baustellen für die Implementierung von Anpassungen bzw. Erweiterungen. Nicht selten ergeben sich bei der Implikation von Erweiterungen weitere Optimierungspotenziale oder die Notwendigkeit der Anpassung von bereits bestehenden Prozessen bzw. Prozessketten.

Die Arbeit der Fachabteilungen mit SAP IS-U

Wir sehen immer wieder, dass die Fachabteilungen vor einem enormen manuellen Aufwand stehen, welcher unter anderem folgende Aufgaben umfasst:

• Mitarbeiter müssen sich viele unterschiedliche Transaktionen merken. Es ist notwendig, dass die Mitarbeiter die technischen Prozess- und Systemspezifikationen kennen, um ihrer täglichen Arbeit nachgehen zu können.
• Die Prozesse sind stark verworren und die Abgrenzung der Mitarbeiter erfolgt oft nach Modulen. Es besteht dadurch ein hoher Abstimmungsaufwand mit anderen Modulverantwortlichen. Oft dauern Prozesse dadurch länger und umfassen mehrere Mitarbeiter.
• Der SAP IS-U Standard beinhaltet nur wenige Fehler- oder Problemmonitore. Mitarbeiter müssen Fehlerfälle manuell auswerten und beheben. Es hat sich gezeigt, dass viele Energieversorger daher Reporting Programme entwerfen und implementieren, um Fehlerfälle effizienter auswerten zu können. Nicht selten werden Fehlerfälle erst verspätet entdeckt, zudem benötigt die Behebung aufgrund der Prozessverzweigungen zusätzliche Zeit, die dazu führt, dass Prozesse verzögert werden.
• Die Einarbeitung neuer Kollegen sowie die Unterstützung anderer Abteilungen ist schwer durchzuführen, da eine hohe Individualität der Prozesse und Systeme vorliegt. Somit ist ein hohes Grundwissen der Systeme notwendig, um die Prozess- oder Fehlerbearbeitung durchzuführen.

Die neue Welt von SAP S/4HANA Utilities

S/4HANA Utilities von SAP ist ein vollfunktionsfähiges, auf die aktuellen Marktbedingungen und regulatorischen Vorgaben angepasstes System. Im Gegensatz zum vorherigen SAP IS-U ist wenig Anpassungsbedarf bei der Implementierung der eigenen Prozesse notwendig. Aktuell wichtige Komponenten wie beispielsweise die MaCo-Cloud sind vollständig integriert und bedürfen keinen zusätzlichen Aufwand. SAP S/4HANA Utilities ermöglicht durch eine Prozessorientierung und standardisierte Integration der Komponenten eine Bündelung der Verantwortlichkeiten nach Prozessen und nicht wie zuvor nach Modulen. Dies bedeutet, dass weniger technische und fachliche Schnittstellen bestehen und somit der Abstimmungsaufwand zwischen den Mitarbeitern reduziert wird. Die Prozesse sind von Anfang bis Ende konzipiert und automatisiert. Lediglich die Anbindung der Non-SAP Randsysteme an das neue System ist weiterhin selbst zu bewältigen, um einen End-to-End Prozess sicherzustellen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass bei S/4HANA wenig Anpassungsbedarf für die Abbildung der Standardgeschäftsprozesse besteht.

Zentral für SAP S/4HANA ist die übersichtliche Darstellung der Prozesse und einzelner Prozessschritte mittels verständlicher Prozessbezeichnungen. Einzelne Prozessschritte werden mit Hilfe von Methoden realisiert. Dieser methodenbasierte Aufbau sorgt dafür, dass im Rahmen des Prozess-Customizing einfach und schnell Prozessanpassungen durchgeführt werden können. Zusätzlich zu bereits im System enthaltenen Prozessen können eigene erstellt werden. SAP S/4HANA bietet die Möglichkeit Prozesse zu überwachen. Auftretende Fehler oder Klärfälle werden automatisch dem Prozessverantwortlichen zugeordnet und aufgezeigt, wodurch eine schnelle Behebung der Fehler möglich ist.

Fachabteilungen und SAP S/4HANA Utilities

Für die Fachabteilungen ergeben sich durch SAP S/4HANA deutliche Vorteile im Vergleich zu SAP IS-U.

• Mitarbeiter sehen direkt und übersichtlich die für sie relevanten Prozesse.
• Mitarbeiter haben einen schnellen und einfachen Zugriff auf benötigte Daten.
• Klärfälle werden direkt auf den ersten Blick deutlich.
• Mitarbeiter werden durch die standardmäßige Bereitstellung von Funktionen zur Fehlerbehebung unterstützt.
• Die Kommunikation mit Kollegen und Kunden ist direkt aus dem SAP System möglich.
• Es ergibt sich eine 360°-Sicht auf den Kunden durch die zentrale Dokumentation aller Prozesse und Kommunikation.

Die Einführung von SAP S/4HANA kann aufgrund der Vorteile des neuen Systems sinnvoll sein. Sie sollte aber stets durchdacht und ausführlich geplant werden. Tipps zu einer erfolgreichen SAP S/4HANA Roadmap erhalten sie in diesem Blogbeitrag.

Individualisierung durch das Fiori Cockpit in SAP S/4HANA Utilities

Vorteile von SAP Fiori im Zusammenspiel mit SAP S/4HANA Utilities sind unter anderem, dass jeder Mitarbeiter bzw. jede Mitarbeitergruppe die Möglichkeit hat, abhängig von der zugewiesenen Rolle und auf den Tätigkeitsschwerpunkt zugeschnitten, das Fiori Cockpit zu konfigurieren. Das Design von SAP Fiori zielt hierbei auf eine übersichtliche, einfache und intuitive Bedienung ab. Alle notwendigen Informationen, Prozesse und Funktionen für die Durchführung der Arbeit sind direkt sichtbar oder leicht zu finden. Dazu trägt die verfügbare Freitext-Suche bei. Die Suchfunktion erleichtert und beschleunigt das Finden bestimmter Informationen in den Stammdaten. Es ist nun nicht mehr notwendig die richtige Transaktion zum Stammdatenobjekt manuell zu öffnen.

Sie sind neugierig geworden und möchten SAP S/4HANA Utilities anhand eines Beispielprozesses noch genauer kennenlernen? In diesem Webinar zeigen wir Ihnen welche Vorteile SAP S/4HANA beim Verbau eines intelligenten Messsystems hat. Sie erhalten zudem ausführlichere Informationen zu den bereits erläuterten Punkten. Gerne können Sie uns zudem bei Fragen oder weiterem Informationsbedarf kontaktieren.