Lieferantendaten entscheiden zunehmend darüber, wie gut Unternehmen Risiken, Kosten, Emissionen und regulatorische Anforderungen im ESG-Kontext steuern können. Der Einkauf wird damit zur Schnittstelle zwischen Lieferkette, Datenmanagement und Unternehmenssteuerung. Entscheidend ist dabei nicht, möglichst viele Daten abzufragen. Entscheidend ist es, die wesentlichen Informationen zu erkennen und diese verlässlich verfügbar und nutzbar zu machen.
Die Managementfrage
Wie können Unternehmen ihre Lieferantendaten so aufbauen, dass sie Beschaffung, Nachhaltigkeit, Resilienz und Compliance wirksam unterstützen – ohne gleichzeitig sowohl Einkauf als auch Lieferanten mit zusätzlichen Einzelabfragen zu überlasten?
Die Antwort darauf liegt nach unseren Erfahrungen bei adesso nicht in einem weiteren Fragebogen oder einem isolierten Reporting-Tool. Unternehmen brauchen klare Datenverantwortung, gemeinsame Standards und Prozesse, die relevante Lieferanteninformationen in Beschaffungs- und Steuerungsentscheidungen überführen können.
Vom Kostenhebel zur Steuerungsfunktion
Der Einkauf wurde lange vor allem an Preis, Konditionen und Versorgungssicherheit gemessen. Diese Aufgaben bleiben auch weiterhin zentral. Sie reichen jedoch nicht mehr aus, wenn Unternehmen Risiken entlang der Lieferkette früh erkennen, ESG-Anforderungen belastbar erfüllen und Materialflüsse transparenter steuern müssen.
Heute beeinflusst der Einkauf neben Kosten und Verfügbarkeit auch Lieferantenstruktur, Materialherkunft, Datenqualität und Risikoexposition. Er entscheidet mit darüber, ob Informationen zu Emissionen, sozialen Standards, kritischen Rohstoffen oder Produktzusammensetzungen in einer Form vorliegen, die für das Management tatsächlich genutzt werden können.
Das Praxisproblem
In vielen Unternehmen sind Lieferanteninformationen noch über Einkaufs-, Qualitäts-, Entwicklungs-, Logistik- und Nachhaltigkeitssysteme verteilt. Stammdaten sind häufig nicht einheitlich, Lieferanten-Nachweise liegen als analoge Dokumente vor, und Kennzahlen folgen unterschiedlichen Definitionen. Die Folge: Daten müssen für Reporting, Audits oder Kundenanfragen immer wieder manuell zusammengetragen, normalisiert und validiert werden.
Das kostet Zeit, schafft Unsicherheit und erschwert immer auch die Priorisierung notwendiger Maßnahmen. Besonders kritisch wird dies bei risikorelevanten Warengruppen, komplexen Lieferketten oder hohen Anforderungen an Herkunft, Emissionen und Produktinformationen. Es fehlen dann nicht nur relevante Daten, sondern im Unternehmen auch ein gemeinsames Bild darüber, welche Information für welche Entscheidung erforderlich ist.
Warum ein Reporting-Tool allein nicht reicht
Ein Bericht kann durchaus Transparenz ermöglichen. Er ersetzt aber nicht das kritische Thema Datenfähigkeit. Lieferantendaten entstehen an vielen Stellen: bei Auswahl und Qualifizierung von Lieferanten, in Verträgen, Produktentwicklungsprozessen, Qualitätsprüfungen, Logistikabläufen und in Serviceprozessen. Werden diese Prozesse nicht abgestimmt, bleibt die Datenerhebung lediglich punktuell und der Aufwand steigt mit jeder neu hereinkommenden Anforderung.
Technisch wird daher mehr benötigt als nur eine zusätzliche Anwendung. Erforderlich sind anschlussfähige Datenmodelle, eindeutige Lieferanten- und Produktidentitäten, sichere Schnittstellen nach außen sowie nachvollziehbare Regeln für Qualität, Zugriff und Freigabe. Organisatorisch unabdingbar ist eine klare Rollenverteilung diesbezüglich zwischen Einkauf, Nachhaltigkeit, Fachbereichen, IT und Compliance.
Die zentralen Ursachen
Unvollständige Daten resultieren selten aus einem einzelnen Anlass. Häufig treffen mehrere Ursachen zusammen:
- Getrennte Systeme: Einkauf, Qualität, Entwicklung, Logistik und ESG-Management nutzen unterschiedliche Datenquellen und Kennzahlen.
- Unklare Datenverantwortung: Es ist nicht eindeutig geregelt, wer ESG-relevante Daten anfordert, prüft, freigibt und aktualisiert.
- Uneinheitliche Standards: Lieferanten liefern Informationen in unterschiedlichen Formaten, Zeitständen und Detaillierungsgraden.
- Fehlende Priorisierung: Unternehmen fragen zu Beginn ihrer Initiativen zu viele Daten ab, statt die Priorität zuerst auf kritische Lieferanten und Warengruppen zu legen – und daraus zu lernen.
- Schwaches Supplier Engagement: Ohne klaren Zweck, realistische Anforderungen und sichere Prozesse sinkt auf Lieferantenseite die Bereitschaft zur Datenbereitstellung.
Das Zielbild
Lieferantendaten werden erst dann zu einer strategischen Infrastruktur, wenn sie nicht nur für einzelne Berichte erhoben, sondern dauerhaft in Beschaffungs- und Steuerungsprozesse eingebunden sind und schrittweise verbessert werden. Dafür braucht es eine gemeinsame Sicht auf kritische Lieferanten, Warengruppen, Materialien und Risiken.
Ein belastbares Zielbild umfasst vier Elemente: relevante Datenfelder und eindeutige Definitionen, klar geregelte Verantwortlichkeiten, technisch integrierte Datenflüsse sowie Kennzahlen, die Beschaffung, Risiko, Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit zusammenführen. Das Ziel ist nicht die Herstellung vollständiger Transparenz in einem Schritt, sondern der schrittweise Aufbau einer besseren Entscheidungsbasis.
Das Vorgehen in vier Schritten – und wie es in der Praxis aussieht
Die vier Schritte bleiben abstrakt, solange sie nicht an konkreten Systemen und Datenflüssen gezeigt werden. Aus Projekten zur ESG-Datenintegration bei international tätigen, mittelständischen Produktionsunternehmen lässt sich das Vorgehen sehr konkret nachvollziehen.
1. Prioritäten festlegen
Hier sollten kritische Warengruppen, Lieferanten und regulatorisch oder wirtschaftlich relevante Daten identifiziert werden (Heatmapping).
In der Praxis lässt sich das bereits mit vorhandenen Bordmitteln umsetzen: Im SAP Sustainability Control Tower zeigt die Funktion „Analyze ESG Data“ per Drill-down auf Standorte und Geschäftsbereiche, welche Lieferanten oder Warengruppen bei Kennzahlen wie Scope-3-Emissionen am stärksten von der Zielkurve abweichen. Ein Unternehmen mit fragmentierter Lieferantenbasis erkennt so, ohne einen einzigen zusätzlichen Fragebogen zu versenden, welche wenigen Prozent seiner Lieferanten für den Großteil des CO2-Fußabdrucks in der Lieferkette verantwortlich sind – und genau dort beginnt die Datenpriorisierung.
2. Datenmodell und Verantwortung definieren
Unternehmen müssen festlegen, welche Daten benötigt werden, wer sie verantwortet und wie Qualität und Aktualisierung gesichert werden.
Das Data-Provider-Interface-Konzept im SAP Sustainability Control Tower trennt Stamm- von Bewegungsdaten und weist jedem Datenpunkt einen fachlichen Verantwortlichen (Topical Lead) und einen operativen Datenpfleger (Data Steward) zu. Für den Einkauf heißt das konkret: Eine Lieferanten-ID im Einkaufssystem muss eindeutig auf dieselbe Entität im ESG-Reporting referenzieren, sonst entstehen bei jedem Audit doppelte Zählungen oder Lücken.
3. Prozesse und Systeme verbinden
In diesem Schritt sollen Beschaffungs-, Qualitäts-, ESG- und Risikoprozesse über gemeinsame Identitäten, Schnittstellen und Workflows miteinander verknüpft werden. Dabei sind die Prinzipien der Datensparsamkeit im Sinne der DSGVO zu beachten.
Hier zeigt sich der eigentliche Unterschied zwischen Reporting-Tool und Infrastruktur. Über SAP Datasphere als zentrale Datenplattform lassen sich Emissionsdaten aus SAP EHS Management, Produktzusammensetzungen aus SAP S/4HANA for Product Compliance und Kreislaufwirtschaftsdaten aus SAP Responsible Design and Production so verbinden, dass ein einziger, prüfungssicherer Datensatz entsteht. Für Unternehmen, die von der EU-Verpackungsverordnung (PPWR) betroffen sind, bedeutet das konkret: Verpackungsdaten pro SKU müssen seit August 2026 exportfähig und nachweisbar sein – eine Anforderung, die ohne verbundene Datenflüsse zwischen Einkauf, Produktentwicklung und Compliance kaum fristgerecht zu erfüllen ist. Lesen Sie dazu hier mehr in einem anderen Blogbeitrag.
Wie leistungsfähig eine solche Integration in der Praxis ist, zeigt das Beispiel eines international tätigen, mittelständischen Unternehmens aus dem Produktionsumfeld mit mehreren tausend Beschäftigten und einem Jahresumsatz im niedrigen einstelligen Milliardenbereich. Über eine Kombination aus SAP Sustainability Control Tower und SAP Sustainability Footprint Management wurden dort rund 200 bis 250 Kennzahlen aus zuvor getrennten Einkaufs-, Qualitäts- und Produktionssystemen integriert und automatisiert.
4. Mit Lieferanten skalieren
Hier werden Datenanforderungen schrittweise eingeführt, Kommunikation auf Augenhöhe ermöglicht und den Nutzen des Datenaustauschs für beide Seiten transparent gemacht.
SAP Sustainability Data Exchange (SDX) bietet eine standardisierte Schnittstelle, über die Lieferanten ESG-Daten einmal einpflegen und mehreren Abnehmer:innen zur Verfügung stellen können, statt jede Kundenanfrage einzeln zu beantworten. Für Warengruppen mit Herkunftsnachweispflicht, etwa unter der EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) oder dem CO2-Grenzausgleichsmechanismus (CBAM), reduziert das den Erhebungsaufwand auf Lieferantenseite erheblich und erhöht gleichzeitig die Antwortquote, weil der Nutzen für beide Seiten sichtbar wird.
Eine Checkliste für Entscheider:innen
Unternehmen sollten sich vorab mit folgenden Fragen beschäftigen, um eine bessere Entscheidungsbasis für sich zu schaffen:
- Welche Lieferanten- und Materialdaten fehlen im Unternehmen heute für wesentliche Risiko-, Einkaufs- oder ESG-Entscheidungen?
- Welche Warengruppen und Lieferanten haben die höchste wirtschaftliche, regulatorische oder operative Relevanz?
- Sind Datenverantwortung, Freigaben und Qualitätskontrollen zwischen Einkauf, Nachhaltigkeit, Fachbereichen und IT eindeutig geregelt?
- Wie lassen sich neue Anforderungen in bestehende Beschaffungsprozesse integrieren, ohne dadurch zusätzlichen manuellen Daueraufwand zu erzeugen?
- Welche drei Maßnahmen erhöhen innerhalb der nächsten zwölf Monate messbar Transparenz und Steuerungsfähigkeit?
Fazit
Lieferantendaten sind kein Nebenprodukt des ESG-Reportings. Sie werden zur entscheidenden Voraussetzung für belastbare Beschaffung, transparente Lieferketten und eine resilientere Unternehmenssteuerung.
Wenn Unternehmen jetzt Daten, Prozesse und Verantwortlichkeiten gezielt verbinden, reduzieren sie manuellen Aufwand und schaffen eine bessere, datenbasierte Grundlage für ihre Kosten-, Risiko- und Nachhaltigkeitsentscheidungen.
Wir von adesso business consulting begleiten Unternehmen ganzheitlich entlang des gesamten Prozesses. Unsere Expert:innen unterstützen Sie dabei, Lieferantendaten so aufbauen, dass sie Beschaffung, Nachhaltigkeit, Resilienz und Compliance wirksam unterstützen, ohne gleichzeitig zu überlasten. Sprechen Sie uns an, wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!
