Die 7. Ausgabe von ELEVATE by Fintua fand dieses Jahr im St. Mary’s Medieval Mile Museum in Kilkenny statt. Viele Expert:innen aus den Bereichen Tax Technology, Indirect Tax, KI sowie E-Invoicing trafen sich, um sich über die aktuellen Entwicklungen auszutauschen und ihre Inhalte vorzustellen. Ich freue mich, meine Eindrücke dieser tollen Veranstaltung mit Ihnen zu teilen und Ihnen wertvolle Hinweise über die aktuellen Entwicklungen im E-Invoicing mitgeben zu können.
Das ehemalige Kirchengebäude ist ein außergewöhnlicher Ort für eine solche Messe. Es stammt aus dem 13. Jahrhundert und wurde über Jahrhunderte hinweg als zentrale Kirche und Friedhof der Stadt genutzt. Schätzungen gehen davon aus, dass unter der Kirche 67.500 Menschen begraben wurden. Ein Ort also, an dem Vergangenheit sehr präsent ist und gleichzeitig ein passender Rahmen für ein Event über die Zukunft der indirekten Steuern. Denn während unter den Füßen Jahrhunderte Geschichte ruhen, verändert sich oberhalb der Bodenplatte gerade die Steuerwelt fundamental – vor allem durch E-Invoicing, VAT in the Digital Age (ViDA) und den zunehmenden Einsatz von Steuertechnologien.
ViDA und Digital Reporting Requirements – viel Bewegung mit offenen Flanken
Ein zentrales Thema des Events waren die Entwicklungen rund um die EU-Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) und insbesondere die Digital Reporting Requirements (DRR). Eine umfassende Erklärung, was es mit ViDA auf sich hat, finden Sie hier im Blogbeitrag von Dennis Zielinski und Julia Barbara Krings.
Obwohl die Richtung von ViDA mit dem 3-Säulen-Modell klar definiert ist, sind einige Details oder Vorgaben noch nicht final geklärt. Im Laufe der letzten Jahre sind Anpassungen erfolgt, wie z. B. die sogenannte „10-Tages-Frist“ für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen nach Ausführung der Leistung. Diese sah im ursprünglichen Entwurf eine Frist von lediglich zwei Tagen vor. Es wirft jedoch weiterhin Fragen auf, ob es sich bei den zehn Tagen etwa um Kalender- oder Werktage handelt. Diese Unstimmigkeiten gilt es, rechtzeitig auszuräumen. Die Europäische Kommission der Finanzen (ECOFIN) ist in der Pflicht, dies nachzuschärfen.
Der derzeitig verpflichtende Zeitraum der Implementierung der Digital Reporting Requirements sieht im Kern zwei Kategorien von Mitgliedstaaten vor:
- Mitgliedsstaaten der Europäischen Union, die bereits ein bestehendes E-Invoicing-System vor dem 1. Januar 2024 eingeführt oder zugesagt haben, erhalten eine Implementierungszeit der Digital Reporting Requirements bis zum 1. Januar 2035.
- Alle anderen Staaten müssen sich bereits zum 1. Juli 2030 vollständig an den neuen EU-weiten Standard anpassen.
Das Ziel der ViDA-Maßnahmen ist daher nicht nur mehr Digitalisierung, Effizienz sowie Schonung der Umwelt, sondern vor allem eine signifikante Reduktion der Mehrwertsteuerlücke durch bessere Daten und schnellere Transparenz.
E-Invoicing in Irland: Harmonisierung, Standardisierung, Interoperabilität
Die Digital Reporting Requirements haben wahrscheinlich wesentlich dazu beigetragen, dass nun auch Irland in der E-Invoicing-Welt partizipieren wird. Am 8. Oktober 2025 wurde die nationale E-Invoicing-Pflicht durch die irische Steuerbehörde (Revenue Commisioners) veröffentlicht – somit müssen sie zum 1. Juli 2030 die Digital Reporting Requirements erfüllen. Dies bedeutet auch, dass sie ab dann für grenzüberschreitende Transaktionen innerhalb der Europäischen Union E-Rechnungen senden und empfangen müssen.
Der aktuelle Fahrplan sieht folgende drei Phasen vor:
- Phase 1: Zum 1. November 2028 werden große umsatzsteuerpflichtige Unternehmen in der Pflicht sein, inländische B2B-Rechnungen im strukturierten elektronischen Format auszustellen. Alle Unternehmen mit Sitz in Irland müssen in der Lage sein, zu diesem Datum besagte E-Rechnungen zu empfangen.
- Phase 2: Zum 1. November 2029 werden alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen mit Sitz in Irland, die am innergemeinschaftlichen EU-Handel beteiligt sind, dazu verpflichtet sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu versenden.
- Phase 3: Zum 1. Juli 2030 wird die volle Kompatibilität und ViDA-Konformität hinsichtlich der Digital Reporting Requirements gewährleistet.
Die Präsentation des Office of the Revenue Commissioners zeigte eindrucksvoll, dass sich Irland vernünftig auf das E-Invoicing-Szenario vorbereitet und die Konkurrenzfähigkeit ihres Marktes in Europa ernst nimmt. Sie stellten einen strukturierten Plan auf, der neben den Schwerpunkten Analyse und Design, Gesetzgebung, Einbindung der Stakeholder sowie Change Management auch eine aktive Partizipation der Unternehmen vorsieht, um so gut wie möglich auf die Zukunft vorbereitet zu sein. Wieso Change Management in Bezug auf E-Invoicing so wichtig ist, können Sie im Blogbeitrag von Berekat Oduncu und Daniel Giesbrecht hier nachlesen.
Peppol als zentrales E-Invoicing-Netzwerk für Irland?
Immer mehr Hinweise deuten darauf hin, dass Irland dem belgischen E-Invoicing-Beispiel folgt und Peppol als festen Bestandteil der Rechnungsübermittlung etablieren wird. Ein entsprechender Peppol-Pilot ist geplant und eine Veröffentlichung, welcher Technologieweg zukünftig in Irland führend sein wird, soll in naher Zukunft veröffentlicht werden.
Falls Sie noch nicht wissen, was sich hinter Peppol verbirgt und wie in Belgien mithilfe des 4-Corner-Modells das E-Invoicing etabliert wurde, können Sie sich gerne hier den Beitrag von Felix Löffler und mir von der Peppol Conference 2025 in Brüssel anschauen. Obwohl Peppol im Ursprung aus einer Initiative der Europäischen Union für den öffentlichen Einkauf (B2G) entstand, wird es nun nicht nur im B2B-Bereich, sondern auch über die Kontinentalgrenzen hinaus ausgiebig genutzt – u. a. in den Vereinigten Arabischen Emiraten oder in Südostasien.
AI und VAT Compliance: Mehr Chance als Angst
Ein weiterer Schwerpunkt auf der ELEVATE war der Einsatz von künstlicher Intelligenz im Rahmen von E-Invoicing. Richtig eingesetzt kann KI große Vorteile für Unternehmen bringen. Agenten können dabei unterstützen, Strafen zu minimieren und die Datenqualität hochzuhalten.
Durch den digitalisierten Wandel von Papier auf E-Rechnung verfügen Steuerbehörden heutzutage nun über Werkzeuge, die vor wenigen Jahren noch undenkbar waren. Systeme wie das MIAS (Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem) werden sich mit den Digital Reporting Requirements stärker zwischen Käufer und Verkäufer positionieren. Die Übermittlung von elektronischen Rechnungen wird nur noch mit konsistenten Daten funktionieren. Dies bedeutet für Steuerbehörden mehr Transparenz, präzise Validierung von Daten sowie eine schnellere Identifikation von Unstimmigkeiten. Genau dort kann KI ansetzen und Unternehmen zu einem reibungsloseren Verlauf mit E-Invoicing helfen.
KI funktioniert grundsätzlich jedoch nur mit notwendigem Fachwissen im Hintergrund. Denn erst durch einen geeigneten Aufbau von Agenten sowie den gezielten Einsatz von Prompts kann die KI relevante Kontexte berücksichtigen, steuerlich relevante Muster vernünftig interpretieren und Schwachstellen erkennen. Was nämlich heute noch eine kleine Stammdatenlücke im ERP-System ist, wird morgen in der Rechnung oder dem Report sofort sichtbar. Die Europäische Norm EN 16931, die in diesem Jahr eine neue Aktualisierung erhalten wird, lässt nur noch sehr wenig Spielraum für inkonsistente und fehlerhafte Daten zu.
Das bedeutet, dass eine KI durchaus dabei unterstützen kann, einen Mindeststandard an Qualität zu implementieren und jederzeit gesetzeskonform zu sein – einen Buchhalter, Anwendungsbetreuer oder Steuerberater wird sie aber nicht ersetzen.
Fazit: Früh anfangen – lieber heute als morgen
Die vielleicht wichtigste Botschaft des Tages ist überraschend simpel – „start early“. Jegliche Expert:innen sind sich diesbezüglich einig, dass die Implementierung von funktionalem E-Invoicing in eine ERP-Software wie SAP vernünftige Vorbereitungszeit in Anspruch nimmt. Andere IT-Großprojekte oder die teilweise lang vorkommenden Deadlines verleiten Unternehmen dazu, ihre Prioritäten zu verschieben. Die E-Invoicing-Welt entwickelt sich jedoch in der Zwischenzeit kontinuierlich weiter. Nutzen Sie die Gelegenheit und beginnen Sie damit, Ihre bestehenden Prozesse zu analysieren sowie die Stammdatenqualität zu prüfen. Denn die E-Rechnung ist letztendlich ein digitales Produkt, bestehend aus Ihren Stammdaten sowie den Bewegungsdaten. Wenn Ihre Stammdaten und Prozesse schlecht sind, ist Ihre E-Rechnung auch schlecht – getreu dem Motto „Garbage in – Garbage out“. Seien Sie sich bewusst: Eine E-Rechnung verzeiht keine Fehler.
Perfekte Klarheit wird es selten geben, Zeiten und Gesetze können sich ändern – aber wer früh beginnt, baut Strukturen auf, reduziert spätere Risiken und ist schneller konkurrenzfähig. Wer zudem noch den Faktor Mensch nicht außen vor lässt, hat gute Chancen, viele Vorteile aus dem E-Invoicing zu generieren. Fangen Sie also lieber heute als morgen an, sich mit dem Thema E-Invoicing zu beschäftigen.
Vielleicht war der Veranstaltungsort dafür eine passende Metapher. Unter der Kirche in Kilkenny liegen die Spuren von Jahrhunderten menschlicher Geschichte. Die Welt der indirekten Steuern hingegen befindet sich mitten in einem historischen Umbruch und bewegt sich stetig nach vorne.
Wollen auch Sie rechtzeitig die richtigen Schritte nach vorne gehen, wissen aber nicht, wie? Kontaktieren Sie mich – mit unserer jahrelangen Erfahrung in dem Bereich helfen wir Ihnen dabei, E-Invoicing weltweit einsetzen zu können.
