2,5 Tage. Klingt erstmal nicht viel. Privat kann man hingegen schon einiges machen: Hüttenwanderung mit zwei Übernachtungen wäre möglich, ein Wellness-Wochenende, das schon am Freitagmittag beginnt, oder ein Städtetrip lassen sich damit gut verbringen. Im Business-Umfeld sortiert man die Auswahl oft nach Business Value absteigend. Da könnte ein Workshop mit adesso ganz oben auf der Liste stehen. Am besten zu einem Fokusthema wie Künstliche Intelligenz und mit einem konkreten Anwendungsfall, den man direkt weiterverwenden kann. Genau darum geht es in unserem neuen Angebot: In zweieinhalb Tagen setzen wir gemeinsam mit SAP Document AI einen ersten Proof of Concept für die KI-gestützte Verarbeitung von Geschäftsdokumenten auf.
Eingehende Dokumente: ein „Evergreen“ in der Automatisierung
Eingehende E-Mails und die darin enthaltenen Dokumente gehören zu den klassischen Automatisierungsszenarien, oft gesehenes Beispiel ist PDF. In der Praxis sind Layouts oft unterschiedlich, Informationen nicht einheitlich strukturiert und Formatierungen schwer vorhersehbar. Das macht eine rein regelbasierte, deterministische Verarbeitung schnell aufwendig und anfällig.
Hier kann Künstliche Intelligenz den Knoten lösen: Sie unterstützt dabei, Dokumente und Inhalte effizienter zu erfassen und zu verarbeiten. Optical Character Recognition (OCR) gibt es zwar schon länger. Für einen durchgängigen Prozess müssen aber auch die umliegenden Schritte zusammenspielen – von der Erkennung über die Prüfung bis zur Verbuchung.
Vom (PDF-)Dokument bis zum SAP-Objekt
SAP Document AI bietet eine ganzheitliche Suite für die Verarbeitung von Dokumenten und ist besonders interessant, wenn der Prozess am Ende in der Unternehmens-IT und im SAP-System weitergeführt wird. Vorlagen für verbreitete Geschäftsdokumente, zum Beispiel Rechnungen oder Bestellungen, können den Einstieg und die Einrichtung erleichtern.
Für eine automatisierte End-to-End-Prozessierung ist nicht nur die erfolgreiche Erkennung der Informationen im Dokument relevant. Ein Workflow Management hilft dabei, die notwendigen Verarbeitungsschritte zu modellieren und zu steuern. SAP beleuchtet natürlich auch den Aspekt, dass es im Unternehmenskontext nicht reicht, wenn die KI „meistens“ richtig liegt: Für Dokumente, bei denen die KI keine ausreichend sichere Einschätzung liefert, wird ein Arbeitsvorrat zum menschlichen Review aufgebaut. In diesem kann ein Mensch die erkannten Informationen vor einer konkreten Verarbeitung im ERP-System noch einmal prüfen. Die Rückmeldung, die Benutzer:innen hier geben, können zum Re-Training benutzt werden, damit die KI es beim nächsten Mal automatisiert verarbeiten kann und der Vorrat im besten Fall immer kleiner wird.
Eine weiterer USP von SAP Document AI im Unternehmensumfeld ist der Umgang mit Berechtigungen. Die bereits in der SAP-Landschaft etablierten Berechtigungslogiken und -vergaben können verwendet werden, um sicherzustellen, dass auch nur die Informationen gesehen werden können, für die eine Berechtigung vorliegt. So ist eine Filterung auf den eigenen Company Code, das eigene Werk oder im Bestellkontext z. B. auf eine spezifische Gruppe von Lieferanten möglich.
In 2,5 Tagen Workshop zum ersten Proof of Concept
Unser standardisiertes adesso-Workshopformat nutzt die Lessons Learned aus vergangenen Projekten und ist auf eine effiziente Umsetzung ausgerichtet. Organisatorische und technische Hürden, die den zweieinhalbtägigen Vor-Ort-Workshop unnötig verzögern würden, werden in vorgelagerten Remote-Terminen ausgeräumt. So kann die gemeinsame Zeit vor Ort vollständig für die Implementierung des Proof of Concept (POC) genutzt werden, gefolgt von Review, Roadmap sowie Übergabe.
Scope des Angebots: Ein Dokumententyp
Verschiedene Dokumententypen bedingen unterschiedliche Besonderheiten in den Verarbeitungsschritten. Dieses Angebot hat den klaren Scope eines Proof of Concepts, es soll also eine Grundlage geschaffen werden, auf der Ihr Unternehmen entscheiden kann, ob SAP Document AI als Suite zur KI-gestützten automatisierten Dokumentenverarbeitung weiter ausgerollt werden soll.
Das Vorgehen gliedert sich in vier aufeinander aufbauende Blöcke.
Block 1: Team- und Architektur-Setup
Zunächst werden die grundlegenden Fragen der Zusammenarbeit geklärt. Dazu gehören das initiale Team-Setup und die Rollenverteilung, die Abstimmung relevanter Architekturentscheidungen, die Auswahl eines geeigneten Beispielprozesses für den Proof of Concept sowie die Definition der gemeinsamen Arbeitsweise. Das Ergebnis ist eine klare Ziel- und Aufgabenplanung für den POC.
Block 2: Technisches Setup
Dieser Block wird remote durchgeführt und beinhaltet die oben beschriebene wichtige Vorbereitung für den Vor-Ort-Workshop. Ziel ist es, typische Hürden beim Aufbau der Entwicklungsumgebung frühzeitig auszuräumen. Hierfür werden die erforderlichen BTP-Subaccounts und Spaces einschließlich der benötigten Entitlements eingerichtet, relevante Berechtigungen vergeben und die in Block 1 festgelegten Integrationsendpunkte konfiguriert. Anschließend ist das technische Setup für die Implementierung vorbereitet.
Block 3: Implementierung
Expert:innen von adesso business consulting implementieren gemeinsam mit Kolleg:innen aus Ihrem Unternehmen beispielhaft einen definierten Proof of Concept innerhalb von zweieinhalb Tagen vor Ort. Dabei entsteht ein durchgängiger End-to-End-Flow, der anschließend für das Review bereitsteht:
- Eine E-Mail mit einem PDF-Anhang geht in einer definierten Inbox ein.
- Dieser Anhang wird von SAP Document AI verarbeitet und mit einer beispielhaften Transformationsregel validiert.
- Abschließend wird eine Buchung in SAP S/4HANA durchgeführt.
Block 4: Review
Im Review prüfen die beteiligten Fachbereiche gemeinsam mit adesso den umgesetzten Proof of Concept anhand klarer Kriterien: die korrekte Erkennung der Dokumentinhalte, die Validierung der Transformationsregel, die erfolgreiche Übergabe an SAP S/4HANA sowie die Nachvollziehbarkeit des End-to-End-Prozesses. Offene Punkte, notwendige Anpassungen und technische oder fachliche Risiken werden dokumentiert und priorisiert. Auf dieser Grundlage entsteht eine abgestimmte Roadmap für die Weiterentwicklung zu einem minimal funktionsfähigen Produkt (MVP). Abschließend werden der POC und die dazugehörigen Unterlagen übergeben. Das Ergebnis ist ein validierter POC mit dokumentierten Prüfergebnissen und einem konkreten Entwicklungsfahrplan für das MVP.
So entsteht in kurzer Zeit eine konkrete Grundlage, um Nutzen, Integrationsweg und nächste Schritte für den eigenen Anwendungsfall zu bewerten.
Interesse?
Wenn Sie herausfinden möchten, wie sich die KI-gestützte Dokumentenverarbeitung für Ihren konkreten Prozess einsetzen lässt, melden Sie sich gerne bei uns. Gemeinsam prüfen wir, welcher Dokumententyp und welcher Use Case sich für einen ersten Proof of Concept eignen.
