Am 23. und 24. Juni hatte ich die Gelegenheit, am E-Rechnungsgipfel 2026 in Berlin teilzunehmen. Zwei Tage voller Vorträge, Diskussionen und Einblicke in die aktuelle Entwicklung rund um die elektronische Rechnung in Deutschland und Europa. Mein persönliches Fazit: Die Startampel des großen E-Invoicing-Preises von Deutschland steht längst auf Grün. Während einige Unternehmen bereits auf der Strecke unterwegs sind, diskutieren andere noch am Rand über die ideale Fahrweise.
Die Regeln stehen – jetzt muss gefahren werden
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat in den vergangenen Monaten und Jahren viele offene Fragen zur E-Rechnung beantwortet und zahlreiche Konkretisierungen vorgenommen. Dabei wurde auf dem Gipfel erneut deutlich, welche Rolle die Verwaltung dabei einnimmt: Sie definiert die Rennstrecke, legt die Regeln fest und markiert die Leitplanken. Was das BMF allerdings nicht tut: Es setzt sich nicht selbst in den Rennwagen.
Die eigentliche Umsetzung liegt bei den Unternehmen. Jedes Unternehmen muss für sich die optimale Linie finden, die passenden Prozesse etablieren und die technischen Voraussetzungen schaffen. Die regulatorischen Rahmenbedingungen werden weiter präzisiert, aber die Verantwortung für die Umsetzung kann und wird den Unternehmen niemand abnehmen.
Genau hier entsteht aktuell ein interessantes Spannungsfeld. Während erste Unternehmen bereits produktiv elektronische Rechnungen versenden und empfangen, werden bei anderen Unternehmen noch Grundsatzdiskussionen geführt: Welche Ausnahmen gibt es? Welcher Übertragungskanal wird sich durchsetzen? Welche branchenspezifischen Anforderungen müssen berücksichtigt werden? Welche Übergangsregelungen gelten noch? Welches Tool soll ich nutzen?
Diese Fragen sind allesamt berechtigt. Gleichzeitig wurde auf dem Gipfel mehrfach deutlich: Die eigentliche Herausforderung liegt nicht mehr in der Diskussion, sondern in der Umsetzung.
Die Zeit der E-Mail wird ein Ende haben
Auch wenn E-Mails aktuell noch mit großem Abstand der dominierende Übertragungsweg sind, zeichnet sich immer deutlicher ab, dass der E-Mail-Kanal für die strukturierte elektronische Rechnung langfristig keine zentrale Rolle mehr spielen wird. Die E-Rechnung entfaltet ihren Nutzen erst dann vollständig, wenn strukturierte Daten automatisiert und medienbruchfrei zwischen Unternehmen ausgetauscht werden.
Genau hier liegt ein wesentlicher Unterschied zwischen einer PDF-Rechnung per E-Mail und einer „echten“ E-Rechnung. Die E-Mail bleibt ein Kommunikationsmedium. Für einen durchgängigen Rechnungsprozess ist sie jedoch ein Medienbruch. Sichere Netzwerke ohne Chance auf Phishing sind die Zukunft.
Unternehmen stehen daher vor der Aufgabe, ihre Prozesse konsequent in Richtung strukturierter, digitaler Austauschverfahren weiterzuentwickeln und zugleich ihre ERP-Systeme darauf vorzubereiten. Die regulatorischen Anforderungen geben die Richtung vor, die Geschwindigkeit der Umsetzung bestimmt jedoch jedes Unternehmen selbst.
Die eigentliche Chance liegt im Prozess
Natürlich wird in Deutschland häufig über Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD gesprochen. Doch die entscheidende Frage sollte nicht lauten: Welches Format wird verwendet? Vielmehr sollte darüber gesprochen werden, ob Unternehmen die Einführung der E-Rechnung nutzen, um ihre Prozesse grundlegend zu verbessern, oder um nur eine lästige Pflicht möglichst schnell einzuführen. Letzteres ist leider die Regel, was dazu führt, dass viele Chancen auf der Strecke bleiben.
Wer lediglich bestehende Abläufe digitalisiert, schöpft das Potenzial nur teilweise aus. Die eigentliche Chance liegt darin, Prozesse neu zu denken, Medienbrüche zu eliminieren sowie Daten automatisiert weiterzuverarbeiten – und somit die Datenqualität zu steigern.
Durch strukturierte Rechnungsdaten werden Informationen künftig deutlich konsistenter, vollständiger und maschinenlesbar vorliegen. Fehlerquellen, die heute durch manuelle Eingaben, PDFs oder E-Mail-basierte Prozesse entstehen, werden erheblich reduziert. Je stärker Unternehmen an digitale Netzwerke angeschlossen sind, desto größer wird dieser Effekt ausfallen.
Blick auf die Zukunft: Was passiert nach 2030?
Mit Blick auf europäische Entwicklungen rund um VAT in the Digital Age (ViDA) stellt sich bereits heute die Frage, wie sich ein nationales Meldesystem auf bestehende Prozesse auswirken wird. Mehr zum Thema ViDA können Sie hier in einem anderen Blogbeitrag nachlesen. Sollte ab 2030 ein entsprechendes Reporting-System verpflichtend werden, könnte dies erneute Anpassungen fordern.
Dabei wurde unter anderem die Frage diskutiert, ob bestehende Modelle wie das sogenannte 5-Corner-Modell künftig an Bedeutung gewinnen könnten. Noch sind viele Details offen, dennoch zeigt sich bereits heute: Die E-Rechnung ist kein abgeschlossenes Projekt, sondern Teil einer langfristigen Entwicklung hin zu vollständig digitalen Geschäftsprozessen. Spätestens beim Meldesystem wird die E-Mail keine Zukunft mehr haben.
EN 16931-1:2026 – Fortschritte und verbleibende Lücken
Große Aufmerksamkeit erhielt die neue Version der europäischen Norm EN 16931-1:2026. Teile der neuen Europäischen Norm sind bereits erschienen und in die neuen E-Rechnungs-Standards eingepflegt worden. Die finale Bekanntgabe aller Spezifikationen ist noch nicht erfolgt und ist in diesem Jahr zu erwarten. Worauf sich alle einstellen können, ist ein deutlich erweitertes semantisches Modell mit 52 neuen Business Terms (Steigerung von 164 auf 216) sowie 7 neuen Business Groups (von 32 auf 39). Dies ermöglicht somit deutlich mehr Detailtiefe und Flexibilität.
Die Überarbeitung bringt zahlreiche Verbesserungen mit sich und macht die E-Rechnung ViDA-ready. Dennoch wurden auf dem Gipfel auch einzelne verbleibende Lücken thematisiert. So existiert beispielsweise für sogenannte Rotstiftrechnungen im Bauumfeld weiterhin kein eigener Invoice Type Code. Auch bestimmte Informationen, etwa Handelsregistereinträge, sind bislang nicht strukturiert innerhalb der Rechnungsdaten vorgesehen.
Gleichzeitig ermöglicht die erforderliche Normanpassung die vernünftige Vorbereitung auf anstehende Innovationen im Rahmen der EU-Digitalisierung. Ein Beispiel hierfür ist der Digital Product Passport als neuer Baustein. Künftig könnten neben der E-Rechnung deutlich mehr produktbezogene Informationen strukturiert bereitgestellt werden – etwa bei Kraftfahrzeugen für den umsatzsteuerlichen Neuwagennachweis gem. Paragraph 1b UStG die Angaben zum Kilometerstand und zur Erstzulassung.
Die alte Version der EN 16931 aus dem Jahr 2017 wird noch bis 2029 parallel gültig bleiben. Dadurch können verschiedene Normversionen über mehrere Jahre hinweg nebeneinander genutzt werden.
XRechnung 4.0: Der nächste Entwicklungsschritt
Die XRechnung wurde ursprünglich als B2G-Standard entwickelt und musste nun im Zuge der neuen gesetzlichen Vorgaben für den breiteren Einsatz im B2B-Umfeld weiterentwickelt werden. Die kommende Version XRechnung 4.0 wird die neuen Anforderungen der EN 16931 vollständig umsetzen. Darüber hinaus sind verschiedene fachliche Erweiterungen vorgesehen. Es erfolgen zudem Anpassungen bei den Feldern BT-10 (Leitweg-ID) und BT-3 (Invoice Type Code) sowie die Aufnahme der verpfichtenden Angabe eines Liefer-Leistungsdatums.
Das Ziel ist es, XRechnung 4.0 so schnell wie möglich nutzbar zu veröffentlichen – also im Sommer 2026. Die XRechnung 3.0 bleibt auch danach in Kraft und darf, wie es die Regelungen der alten EN 16931 vorgeben, bis März 2029 parallel genutzt werden.
Wenn Sie mehr Informationen zu den neuen Innovationen hinsichtlich der XRechnung 4.0 benötigen, lesen Sie hier gerne den Blogbeitrag von Fatih Sariarslan zu diesem Thema.
Neue ZUGFeRD-Version 2.5 – und schon jetzt der Blick auf Version 3.0
Auch beim deutsch-französischen Hybridformat ZUGFeRD / Factur-X gab es Neuigkeiten. ZUGFeRD-Version 2.5 wurde am 10. Juni 2026 veröffentlicht und bezieht sich nun auf die neue EN 16931. Neue Elemente finden sich im EXTENDED-Profil wieder, z. B. neue Steuerbefreiungsgründe für Zu- und Abschläge auf Dokumentenebene, Angabe von BIC und Kontoname bei SEPA-Lastschriftverfahren und weiteren Aktualisierungen von Business Rules (BR).
Dennoch besitzt diese Version weiterhin Optimierungsbedarf, was den Entwickler:innen bewusst ist. In bestimmten Szenarien, z. B. bei der Verarbeitung von Bruttorechnungen, müssen Nettobeträge aus Bruttopreisen zurückgerechnet werden. Dies kann insbesondere bei Mengen- und Preisstrukturen, wie sie beispielsweise bei Ölrechnungen vorkommen, zu signifikanten Rundungsdifferenzen führen. Nach Aussage der Verantwortlichen soll dieses Thema bis Herbst 2026 gelöst werden.
Bereits heute richtet sich der Blick auf die nächste Entwicklungsstufe. Mit ZUGFeRD 3.0 wird im kommenden Jahr die nächste große Version erwartet, die auch alle Anpassungen der final veröffentlichten EN 16931 berücksichtigt.
Mein persönliches Fazit: Zu viele Diskussionen in der Boxengasse
Die regulatorischen Rahmenbedingungen werden zwar weiter konkretisiert, doch die grundlegende Fahrtrichtung steht fest. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nicht primär dafür nutzen, weitere Ausnahmen zu diskutieren, sondern ihren Rennwagen konsequent auf die digitale Zukunft vorbereiten, um konkurrenz- und handlungsfähig zu bleiben.
Neben den fachlichen Inhalten habe ich vor allem eine Beobachtung vom E-Rechnungsgipfel 2026 mitgenommen: Wir verbringen noch immer sehr viel Zeit damit, über das Regelwerk zu sprechen und die Schwächen hervorzuheben, anstatt ins Doing zu kommen und die Chancen zu sehen.
Natürlich sind Standards, Normen und gesetzliche Anforderungen die Grundlage für eine erfolgreiche Umsetzung. Es ist offensichtlich, dass das Regelwerk noch Lücken aufweist. Gleichzeitig entsteht jedoch der Eindruck, dass viele Beteiligte noch auf die letzte Präzisierung, die letzte Klarstellung oder die letzte Ausnahme warten, anstatt Teil der Rennstrecke zu sein.
Vollständige Klarheit wird es vermutlich noch lange nicht geben. Genau darin liegt jedoch meines Erachtens ein Denkfehler. Wer darauf wartet, dass jede Fragestellung abschließend beantwortet ist, wird vermutlich zu spät starten. Die Digitalisierung von Rechnungsprozessen war noch nie ein Projekt, das auf hundertprozentige regulatorische Perfektion warten konnte, sondern sich dem regulatorischen Druck von Finanzbehörden fügen musste. Unternehmen sollten sich deshalb bewusst sein, dass es nicht die 100%-Readiness zum 1. Januar 2027 geben wird – und genau deshalb auch nicht gezögert, sondern gehandelt werden muss.
Mein Tipp an Sie: Fangen Sie an zu fahren!
Viele Unternehmen stehen noch in der Boxengasse und analysieren jede Kurve der Strecke. Gleichzeitig haben andere die Motoren längst gestartet und sammeln bereits Erfahrungen auf der Strecke. Die Strecke ist definiert, die Regeln sind bekannt, die Startampel steht längst auf Grün und einige Konkurrenten fahren schon. Jetzt entscheidet nicht mehr die Diskussion über die ideale Linie, sondern die Geschwindigkeit, wann auch Sie auf der Strecke unterwegs sind. Final werden Spitzenzeiten nur mit warmen Reifen gefahren – halten Sie die Reifen warm und fangen Sie an zu fahren!
Wenn auch Sie sich dazu entschließen, aus der Boxengasse auszutreten und endlich PS auf die Straße bringen zu wollen, dann müssen Sie dies nicht allein tun. Gemeinsam identifizieren wir die richtige Ideallinie für Ihr Unternehmen und sorgen dafür, dass Sie auf der Pole Position landen. Melden Sie sich gerne bei mir und profitieren Sie von unserer jahrelangen Expertise im E-Invoicing. Wir können mit Ihnen gemeinsam die perfekte E-Invoicing-Rennstrategie planen und sie auf die Strecke bringen.
