Erfolgreiche Zusammenführung von Debitoren und Kreditoren zu einem Geschäftspartner in der SAP S/4HANA Brownfield-Migration
Sie stehen als IT-Projektleiter:in, SAP-Key-User oder Stammdatenverantwortliche:r vor der Herausforderung, das bestehende SAP ERP-System im Rahmen eines Brownfield-Ansatzes (Systemkonvertierung) auf SAP S/4HANA zu migrieren? Dann führt kein Weg an der Customer-Vendor-Integration (CVI) vorbei. Die CVI ist eines der zentralen und oft am meisten unterschätzten Vorprojekte auf dem Weg in die neue ERP-Welt.
In diesem Beitrag betrachten wir ein besonders kritisches Szenario im Detail: die Konsolidierung und Zusammenführung von Unternehmen, die im ECC historisch bedingt sowohl als Kunde (Debitor) als auch als Lieferant (Kreditor) geführt werden, zu einem einzigen, zentralen SAP-Geschäftspartner.
Die Ausgangslage
In SAP S/4HANA ist das Datenobjekt des SAP-Geschäftspartners das verpflichtende, strategische und führende Stammdatenobjekt zur Verwaltung von Kunden und Lieferanten. Aufgrund dieser harmonisierten Datenarchitektur wurden die aus SAP ERP bekannten isolierten Stammdatenobjekte für Debitoren und Kreditoren durch diese harmonisierte Datenarchitektur abgelöst. Daher dient der Geschäftspartner nun als zentraler Einstiegspunkt (Single Point of Entry) für die Anlage, Bearbeitung und Anzeige.
Für eine Brownfield-Migration bedeutet dies eine harte technische Restriktion. Eine Systemkonvertierung von SAP ERP nach SAP S/4HANA ist schlichtweg nicht möglich, wenn das Ausgangssystem nicht vollständig auf den Geschäftspartner umgestellt wurde. Die CVI stellt hierbei das automatisierte Verfahren dar, das Ihre bestehenden Kunden- und Lieferantenstammdaten synchronisiert und jedem Datensatz einen SAP-Geschäftspartner zuordnet. Mehr zur CVI können Sie hier in einem anderen Blogbeitrag nachlesen.
Warum ist die Datenqualität hierbei so erfolgskritisch? Wenn Sie den sogenannten Software Update Manager (SUM) für die eigentliche SAP-S/4HANA-Konvertierung starten, führt das System strikte Prüfungen durch. Ermittelt das System während dieser SUM-Phase nicht synchronisierte Kunden- oder Lieferantenstammdaten, die nicht mit einem Geschäftspartner verknüpft sind, stoppt es den Umstellungsprozess sofort und gibt eine Fehlermeldung aus.
Darüber hinaus durchlaufen Stammdaten bei der Synchronisation in den Geschäftspartner weitaus schärfere Kontrollmechanismen und Prüfregeln, als Sie es von der Anlage im alten SAP ERP-System gewohnt sind. Ein Stammsatz, der sich im alten System problemlos sichern ließ, kann bei der CVI aufgrund inkonsistenter Daten oder fehlender Pflichtfelder einen Fehler verursachen und die Konvertierung verhindern. Ein dediziertes Vorprojekt zur CVI ist daher zwingend erforderlich, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Das Kernproblem: Die Zusammenführung von Debitoren und Kreditoren zu einem Geschäftspartner
Eine klassische Herausforderung in fast jeder gewachsenen SAP-Systemlandschaft sind redundante Stammdaten. Häufig tritt ein und dieselbe juristische Person in der Realität sowohl als Ihr Kunde als auch als Ihr Lieferant auf. Im klassischen SAP ERP-Datenmodell führte dies zwangsläufig zur Anlage von zwei völlig unabhängigen Stammsätzen in unterschiedlichen Transaktionen: einem Debitorenstamm und einem Kreditorenstamm.
Um diese logische Zusammengehörigkeit im ERP-System abzubilden, werden die beiden Stammsätze oftmals manuell miteinander verknüpft. Dies geschieht in den Steuerungsdaten der jeweiligen Pflegetransaktionen, indem im Kundenstamm die Lieferantennummer (Feld LIFNR) und im Lieferantenstamm die Kundennummer (Feld KUNNR) eingetragen werden.
Die Herausforderung an dieser alten ERP-Logik besteht darin, dass das System bei dieser Verknüpfung keinerlei Abgleich oder Konsistenzprüfung der allgemeinen Daten (wie Name, Adresse oder Steuernummer) zwischen dem Kunden und dem Lieferanten durchführt. Es ist technisch problemlos möglich, dass der Debitor und der verknüpfte Kreditor z. B. völlig unterschiedliche Adressen, abweichende Schreibweisen oder unterschiedliche Steuernummern aufweisen. Zudem prüft das ERP-System Mehrfachzuordnungen nicht konsequent, sodass Stammdaten unterschiedlicher Firmen teils fehlerhaft miteinander verknüpfen oder Verknüpfungen nur einseitig anlegen werden.
Mit der Einführung von SAP S/4HANA und der CVI besteht ein mögliches strategisches Ziel nun darin, jede juristische Entität exakt einem Geschäftspartner zuzuordnen. Dieser übernimmt dann über entsprechende Rollen sowohl die Kunden- als auch die Lieferantenfunktion. Versucht die CVI nun, Ihre historisch manuell verknüpften, aber inhaltlich oft abweichenden Kunden- und Lieferantenpaare in einen einzigen gemeinsamen Geschäftspartner zu synchronisieren, greifen die strengen Validierungsregeln des neuen Datenmodells. Liegen Diskrepanzen in den Stammdaten vor, schlägt die Zusammenführung unweigerlich fehl und das System generiert im sog. „Post Processing Office“ (PPO) Fehlerprotokolle.
Was es zu beachten gilt: Adressdaten, Bankverbindungen und Steuernummern
Damit das System technisch in der Lage ist die Stammdaten eines Debitors und eines Kreditors fehlerfrei unter einer gemeinsamen Geschäftspartner-Nummer zusammenzuführen, müssen zwingende Voraussetzungen erfüllt sein. Diese technischen Hürden erfordern von der Fachabteilung und der IT im Vorfeld oft einen hohen Aufwand zur Datenbereinigung. Auf folgende drei Hauptbereiche müssen Sie ein besonderes Augenmerk legen:
1. Exakte Übereinstimmung der Adressdaten
Kunde und Lieferant müssen zwingend exakt dieselbe Postanschrift aufweisen. Das SAP-System verzeiht hier keine Abweichungen. Ein klassisches Praxisbeispiel: Im Stammsatz ist die Straße als „Alsterdorfer Strasse 110“ gepflegt. Im verknüpften Stammsatz ist die Hausnummer jedoch separiert zum Feld Straße „Alsterdorfer Straße“ (mit „ß“ statt „ss“) eingetragen. Das System läuft auf einen Fehler und verhindert die Zusammenführung. Solche feinen Unterschiede müssen vor der Synchronisation harmonisiert werden.
2. Konsistenz der Bankverbindungen
Die Bankverbindungen in beiden Stammsätzen müssen identisch sein. Eine typische Fehlermeldung bei der Zusammenführung lautet „Bankverbindung mit ID X existiert bereits“. Dieser Fehler tritt auf, wenn die Bankverbindungen des Debitors und des Kreditors zwar denselben Partnerbanktyp aufweisen, sich aber in den restlichen Informationen der Bankverbindung (z. B. IBAN oder Kontonummer) unterscheiden. Die Regel lautet: Unterschiedliche Bankverbindungen dürfen nicht denselben Partnerbanktypen verwenden.
3. Übereinstimmung der Steuerdaten und Steuernummern
Steuerdaten und Steuernummern müssen in den beiden verknüpften Stammdatensätzen konsistent sein. In SAP S/4HANA erhält jede Steuernummer im Geschäftspartner einen spezifischen Steuernummertypen (z. B. DE0 für die deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), was eine wesentliche Neuerung darstellt. Fehlen diese Typisierungen oder weichen die eingetragenen Umsatzsteuer-IDs von Debitor und Kreditor voneinander ab, bricht die CVI ab.
Insgesamt prüft SAP bei der Zusammenführung von Debitor und Kreditor bis zu 71 verschiedene Felder auf Übereinstimmung. Weicht nur eines davon ab, ist technisch zunächst keine Zusammenführung möglich.
Was bei der Bereinigung der Stammdaten helfen kann: Das Tool CVI_LEDH
In der Vergangenheit war die Bereinigung dieser Daten eine Herkulesaufgabe. Anwender mussten im Fehlerfall in die alten Transaktionen XD02 (Debitor ändern) und XK02 (Kreditor ändern) abspringen, die Felder beider Stammsätze manuell vergleichen und angleichen. Dieser zeitraubende Prozess war in Großprojekten mit tausenden von verknüpften Stammdatenpaaren kaum effizient zu bewältigen.
Um diesen Schmerzpunkt zu lösen, stellt SAP mittlerweile ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung: Den Datenharmonisierungsreport für juristische Personen. Dieser Report kann über den Transaktionscode CVI_LEDH aufgerufen werden.
Dieses Tool revolutioniert die Bereinigung vor der CVI. Der Report listet übersichtlich alle Kunden- und Lieferantendatensätze auf, die ein Rechtspersonenpaar bilden (also miteinander verknüpft sind), deren Zusammenführung aber aufgrund abweichender Daten scheitern würde. Das System gleicht dabei gezielt die fehleranfälligen Bereiche Adresse, Steuernummern und Bankverbindungen ab.
Der signifikante Vorteil dieses Cockpits: Es bietet für jede erkannte Abweichung eine direkte Korrekturmöglichkeit durch die Definition einer „Leading Entity“ (führende Entität).
Was das konkret bedeutet
Ausgangslage sind die erwähnten Stammdatenunterschiede. Nun wird folgendes selektiert:
Führende Adresse: Es wird per Dropdown-Menü ausgewählt, ob die Adresse des Kunden (Customer) oder des Lieferanten (Vendor) korrekt ist und bei der Synchronisation in den Geschäftspartner übernommen werden soll.
Führende Steuernummer: Es wird festgelegt, welcher Stammsatz hinsichtlich der Steuerdaten führend ist. Dabei werden nur die Steuerdaten des führenden Stammsatzes übernommen. Auch wenn z. B. in einem Stammsatz die USt-ID und im anderen Stammsatz die Steuernummer 1 gepflegt wurde.
Führende Bankverbindung: Es wird festgelegt, wessen Bankverbindung als Basis für den neuen Geschäftspartner dienen soll. Wenn in beiden Stammsätzen unterschiedliche Bankverbindungen gepflegt wurden und:
- kein Partnerbanktyp in beiden Stammsätzen angegeben ist,
- nur in einem Stammsatz ein Partnerbanktyp angegeben ist,
- in beiden Stammsätzen Partnerbanktypen angegeben sind, diese sich aber unterscheiden,
so werden die dahinterliegenden Bankverbindungen alle übernommen. Bei der Konstellation „selber Partnertyp – unterschiedliche Bankdaten“ tritt der bereits aufgeführte Fehler „Bankverbindung mit ID X existiert bereits“ auf, der manuell korrigiert werden muss.
Wenn diese Entscheidungen im Report getroffen und gesichert werden, speichert das System diese Informationen ab. Wird anschließend die eigentliche Massensynchronisation (über die Transaktion MDS_LOAD_COCKPIT) gestartet, nutzt die CVI-Schnittstelle genau diese Vorgaben. Die Daten werden automatisch anhand der gewählten führenden Entität harmonisiert. So legt das System den neuen Geschäftspartner trotz ursprünglich unterschiedlich gepflegter Stammdaten in KNA1 und LFA1 fehlerfrei und in einem Zug an. Im Hintergrund arbeitet hier das Business Add-In (BAdI) CVI_CUSTOM_MAPPER in Kombination mit der Implementierung CVI_MAP_LEGAL_ENTITY, welches diese komplexe Zusammenführungslogik technisch steuert.
Wichtiger Hinweis
Die Transaktion CVI_LEDH hilft allerdings nur bei der Erstsynchronisation der Stammdaten, also im Zuge der Massenkonvertierung bestehender Kunden und Lieferanten in Geschäftspartner. Wenn einmal alle historischen Daten umgewandelt und das CVI-Projekt beendet wurde, findet eine Neuanlage/Änderung eines Geschäftspartners nur noch im Hintergrund statt, sobald ein Kunden- oder Lieferantenstammsatz angelegt wird. Sollen hier allerdings Kunde und Lieferant zum selben Geschäftspartner verknüpft werden, so muss bereits bei der Anlage darauf geachtet werden, dass die Stammdaten technisch verknüpft werden (KNA1-LIFNR bzw. LFA1-KUNNR) und die Adressdaten, Steuerdaten und Bankverbindungen exakt übereinstimmen. Es ist hier nicht möglich, die CVI_LEDH-Transaktion zu nutzen, um führende Objekte zu definieren.
Wie der Stammsatz am Ende aussieht
Sobald die Vorarbeiten, die Harmonisierung über CVI_LEDH und die Massensynchronisation erfolgreich abgeschlossen sind, ist das Zielbild erreicht. Die redundante Datenhaltung ist Vergangenheit.
Nach der Systemkonvertierung auf SAP S/4HANA erfolgt die Pflege dieser Entität ausschließlich zentral über die Transaktion BP (Geschäftspartner bearbeiten) oder aber Fiori Apps. Die Endanwender:innen nutzen nicht mehr unterschiedliche Transaktionen, sondern finden alle Informationen vereint.
Der neue Geschäftspartner-Stammsatz ist nun funktional und tabellarisch sauber strukturiert:
- Zentrale Daten (Tabelle BUT000): Die harmonisierten, allgemeinen Daten wie Name, Rechtsform, Adress- und Kommunikationsdaten (Tabelle BUT020) sowie Bankverbindungen (Tabelle BUT0BK) und Steuernummern (Tabelle DFKKBPTAXNUM) sind hier redundanzfrei unter der Basisrolle 000000 (Geschäftspartner allgemein) gespeichert. Diese Daten müssen nur noch ein einziges Mal gepflegt werden, unabhängig davon, in wie vielen Funktionen das Unternehmen für Sie agiert.
- Rollenspezifische Daten: Die spezifischen Steuerungsdaten für die jeweiligen Fachbereiche werden dem Geschäftspartner über sogenannte Geschäftspartner-Rollen hinzugefügt.
- Soll das Unternehmen als Kunde im Rechnungswesen (FI) fungieren, wird die Rolle FLCU00 (Debitor) zugeordnet, welche die Buchungskreisdaten steuert.
- Für die logistische Abwicklung im Vertrieb (SD) erhält der Geschäftspartner zusätzlich die Rolle FLCU01 (Kunde) für die Vertriebsbereichsdaten.
- Tritt das Unternehmen als Lieferant auf, steuert die Rolle FLVN00 (Kreditor) die kreditorischen Daten auf Buchungskreisebene.
- Für Bestellprozesse im Einkauf (MM) wird die Rolle FLVN01 (Lieferant) vergeben, die die Einkaufsorganisationsdaten beinhaltet.
Technischer Hintergrund: Obwohl der Geschäftspartner im S/4HANA-System das führende Frontend-Objekt ist, werden die klassischen Tabellen aus der ERP-Welt (KNA1, KNB1, LFA1, LFB1 etc.) aus Kompatibilitätsgründen weiterhin im Hintergrund fortgeschrieben. Die technische Verknüpfung zwischen der eindeutigen Geschäftspartner-GUID (aus der BUT000) und den historischen Kunden- bzw. Lieferantennummern wird dabei über die Link-Tabellen CVI_CUST_LINK und CVI_VEND_LINK dauerhaft sichergestellt.
Fazit
Die Customer-Vendor-Integration ist weit mehr als nur ein technischer Vorab-Check. Die Zusammenführung von Debitoren und Kreditoren zwingt Unternehmen dazu, ihre oftmals mangelhafte Stammdatenqualität schonungslos offenzulegen und zu bereinigen. Nutzen Sie Tools wie den Harmonisierungsreport CVI_LEDH, um diesen Prozess drastisch zu beschleunigen. Eine sauber durchgeführte CVI ist nicht nur der technische Schlüssel zur S/4HANA-Konvertierung, sondern das Fundament für zukunftssichere, digitalisierte und effiziente Geschäftsprozesse.
Sie benötigen Unterstützung bei der Bereinigung Ihrer Stammdaten oder der strategischen CVI-Umsetzung? Unsere Berater:innen von adesso business consulting begleiten Sie dabei, die Hürden der Datenharmonisierung souverän zu meistern. Wir helfen Ihnen, die Komplexität zu reduzieren und Ihre Prozesse fit für die digitale Zukunft zu machen. Kommen Sie gerne auf uns zu, um gemeinsam den Weg nach SAP S/4HANA zu ebnen.
